Quel logiciel choisir pour gérer les candidatures d’un CFA ?

Un outil de la famille des ATS, les systèmes de suivi des candidatures. Il porte le formulaire en ligne, le dépôt des pièces par le candidat, la relance des dossiers incomplets, la prise de rendez-vous, la décision d’admissibilité, puis la mise en relation avec une entreprise. Le SI de gestion du CFA prend le relais à l’inscription et porte le contrat, la facturation et la conformité. Les deux se complètent, aucun ne remplace l’autre.

Quelle différence entre un ERP de gestion et un ATS pour un CFA ?

L’ERP de gestion enregistre ce qui a eu lieu : contrat, Cerfa, OPCO, facturation, assiduité, preuves Qualiopi. Il répond à « le dossier est-il conforme ? ». L’ATS déclenche ce qui doit avoir lieu : quelle candidature relancer, quel candidat n’a toujours pas d’entreprise, quelle offre présenter à qui. Il répond à « qui je relance aujourd’hui ? ». L’un est rétrospectif, l’autre prospectif.

Un CFA a-t-il besoin d’un seul logiciel ou de deux ?

De deux, dans la grande majorité des cas. Aucun produit du marché ne tient à la fois le registre administratif et réglementaire d’un établissement et le travail quotidien de placement des conseillers. Ceux qui promettent les deux en couvrent un en profondeur et l’autre en surface. La bonne question n’est donc pas « comment n’avoir qu’un outil » mais « comment faire en sorte que mes deux outils se parlent sans ressaisie ».

Comment éviter la double saisie entre deux logiciels ?

En vérifiant trois points avant de signer. La circulation se fait-elle dans les deux sens, ou seulement de l’un vers l’autre ? Quelles données circulent exactement, champ par champ, et lesquelles restent à ressaisir ? Qui opère et qui paie la connexion, et que se passe-t-il quand l’un des éditeurs met son produit à jour ? Une intégration annoncée sans réponse à ces trois questions reste un export de fichier.

Un logiciel de gestion CFA gère-t-il les candidatures Parcoursup et Affelnet ?

Rarement. La reprise des vœux Parcoursup se trouve surtout chez les ERP de scolarité de l’enseignement supérieur et chez quelques ATS. Affelnet, canal de recrutement post-3e des CFA pour les CAP et les bacs professionnels, est presque absent du marché. Dans les deux cas le mécanisme réaliste est le même : l’établissement exporte ses candidatures depuis son propre espace, l’outil importe le fichier. Personne ne dispose d’un connecteur officiel vers ces plateformes d’État.

Combien coûte un logiciel de gestion pour un CFA ?

Aucun éditeur de ce marché ne publie de grille tarifaire, constaté le 5 septembre 2026. Le prix se construit en général sur la taille de l’établissement, le nombre de sites et le nombre d’utilisateurs. Ce qui est comparable, en revanche, c’est ce que le prix comprend : reprise de l’historique, paramétrage, formation, connecteur, assistance. Demandez ces cinq lignes séparément sur chaque devis.

Quelle différence entre un logiciel de gestion d’alternance et un outil de placement ?

Un logiciel de gestion enregistre ce qui s’est passé : contrat signé, apprenti inscrit, facture émise, présence saisie. Un outil de placement déclenche ce qui doit arriver : quelle entreprise démarcher, quel candidat positionner, quelle relance envoyer, quel dossier va dépasser le délai de trois mois. Les deux sont nécessaires et ne se remplacent pas. La question utile n’est donc pas « lequel choisir » mais « lequel me manque ».

Quel logiciel pour le suivi des alternants une fois le contrat signé ?

Deux besoins se cachent derrière cette question, et ils n’appellent pas le même outil. Le suivi administratif et pédagogique (assiduité, émargement, notes, livret d’apprentissage, visites en entreprise, enquêtes réglementaires) relève du SI de gestion : c’est le registre de la scolarité. Le suivi de la relation relève de l’outil de placement : l’entreprise est-elle satisfaite, va-t-elle reprendre un alternant l’an prochain, le contrat risque-t-il une rupture. C’est lui qui tient le portefeuille d’entreprises. Un établissement qui cherche « un logiciel de suivi des alternants » veut presque toujours le premier, et découvre en route qu’il lui manque le second.

Faut-il changer de SI de gestion pour se doter d’un outil de placement ?

Non, et c’est l’inverse qui est recommandé. Changer de SI de gestion est le projet le plus lourd d’un établissement : reprise d’historique, conformité, facturation, formation de tous les services. Un outil de placement s’ajoute à côté et se connecte, sans toucher au registre officiel. Un éditeur qui propose de remplacer votre système de gestion pour résoudre un problème de placement vend un chantier à la place d’une solution.

Comment vérifier que le périmètre annoncé correspond au produit réel ?

En demandant une démonstration sur votre propre cas plutôt qu’un parcours préparé, et en exigeant de voir les deux extrémités de la chaîne dans le même produit : le dépôt d’un dossier par un candidat d’un côté, la préparation du contrat de l’autre. Une fonction qui ne s’affiche pas à l’écran pendant la démonstration doit être traitée comme inexistante jusqu’à preuve du contraire.

Guide d’achat

Logiciel de gestion CFA : quatre familles d’outils, pas dix produits

Les comparatifs alignent dix produits sur une même grille, alors qu’ils ne répondent pas à la même question. Ce guide décrit les quatre familles d’outils du marché, et vous dira laquelle vous manque.

Comparer les quatre familles d’outils

Le vrai problème

Le premier choix n’est pas un produit, c’est une famille d’outils

Un directeur de CFA qui cherche un logiciel tombe sur des pages qui promettent toutes la même chose : centraliser, automatiser, piloter. Elles emploient les mêmes mots parce qu’elles s’écrivent en regardant celles des autres. Rien n’y indique ce qui sépare réellement deux produits, et ce qui les sépare est pourtant considérable : ils ne s’adressent pas au même service, n’enregistrent pas les mêmes données, et ne se remplacent pas.

Quatre familles d’outils cohabitent sur ce marché. Elles se recouvrent en surface, sur une poignée de mots que tout le monde emploie (candidature, entreprise, tableau de bord), et divergent dès qu’on regarde qui s’en sert et pour quel geste. La plupart des établissements en possèdent déjà une et cherchent la deuxième sans le savoir. C’est pour cette raison qu’un cahier des charges qui commence par une liste de fonctionnalités finit mal : il fait comparer des outils qui n’auraient jamais dû figurer dans le même tableau.

Ce guide ne classe aucun produit et ne cite aucun prix. Personne n’en publie sur ce marché. Il décrit des catégories, et il est écrit par un éditeur : vous saurez à la fin dans laquelle nous sommes, et dans quels cas ce n’est pas celle qu’il vous faut.

La cartographie

Les quatre familles d’outils qu’un CFA peut acheter

Pour chacune : ce qu’elle fait, ce qu’elle ne fait pas, le signe qui indique que c’est bien celle-là, et le piège dans lequel on tombe le plus souvent.

Les quatre familles d’outils d’un CFA, comparées : ce que chacune porte, et ce qu’elle ne porte pas.
La famille	Ce qu’elle porte	Ce qu’elle ne porte pas
1. Le SI de gestion	Contrat d’apprentissage et Cerfa, dépôt auprès de l’OPCO, facturation, émargement, assiduité, bilan pédagogique et financier, pièces de conformité Qualiopi.	La candidature en ligne, la collecte des pièces, la prospection d’entreprises et les relances.
2. Les ATS et les outils de placement	Candidature, dossier, rendez-vous, décision d’admissibilité, portefeuille des employeurs, offres, mise en relation, suivi du placement.	Le Cerfa et sa transmission à l’OPCO, la facturation, l’assiduité, les notes, les emplois du temps.
3. Les outils d’employabilité	Construction du CV, préparation aux entretiens, offres à consulter, suivi des candidatures que l’étudiant envoie, insertion.	Le remplissage d’une promotion, le portefeuille d’entreprises partenaires, la préparation du contrat d’apprentissage.
4. Les ERP de scolarité	Emplois du temps, salles et ressources, notes, bulletins, jurys, examens, vie scolaire, absences.	Le placement en entreprise, la relation avec les employeurs, la prospection.

Famille 1

Le SI de gestion

aussi appelé ERP de formation, logiciel de gestion de CFA, logiciel de gestion administrative

Qui on y trouve: C’est la famille la plus fournie, et celle que désignent la plupart des comparatifs publiés sous le titre « logiciel de gestion pour organisme de formation ». On y trouve Yparéo (Ymag), le plus répandu dans l’apprentissage, Charlemagne, AMMON (VAL Software), Digiforma, Dendreo, SmartOF, SC-Form, Argalis ou hop3team. Ils ne couvrent pas tous le même périmètre ni la même taille d’établissement, mais ils répondent tous à la même question : le dossier est-il conforme ?
Ce qu’il fait: Il tient le dossier administratif de l’apprenant et celui de l’entreprise : contrat d’apprentissage et Cerfa, dépôt auprès de l’OPCO, facturation et suivi des règlements, émargement, assiduité, bilan pédagogique et financier, pièces de conformité pour l’audit Qualiopi. C’est le registre officiel de l’établissement : en cas de contrôle, c’est lui qui fait foi. Yparéo, édité par Ymag, en est l’exemple le plus répandu en France.
Ce qu’il ne fait pas: Il enregistre ce qui a eu lieu, il ne déclenche pas ce qui doit avoir lieu. Un candidat sans employeur à trois semaines de la rentrée y figure comme un dossier incomplet, pas comme une urgence adressée à quelqu’un. La candidature en ligne, la collecte des pièces, la prospection d’entreprises et les relances n’en font généralement pas partie.
À quoi vous savez que c’est celle-là: Vous en avez besoin si vous n’en avez pas. C’est le socle : ses données alimentent tous les autres outils, et aucun autre ne porte la conformité à sa place.
Le piège: Croire qu’un outil d’une autre famille pourra le remplacer. Aucun ne le fait, et l’essayer coûte une année et une reprise de données.

Famille 2

Les ATS et les outils de placement

aussi appelés CRM ATS, logiciel de gestion des candidatures, outil de placement en alternance

Qui on y trouve: La famille la moins peuplée, et la plus jeune : elle compte une poignée d’éditeurs français, dont Pyramide, qui publie ce guide. Leurs centres de gravité diffèrent nettement, et c’est le critère de choix le plus utile : certains partent du recrutement d’étudiants dans l’enseignement supérieur, d’autres des services carrières, d’autres de l’alternance. Aucun ne remplace un SI de gestion, et tous s’y connectent. C’est aussi la famille dans laquelle beaucoup d’établissements n’ont encore rien : la fonction y est tenue par une boîte aux lettres partagée et un tableur.
Ce qu’il fait: Il suit une candidature du premier contact jusqu’au contrat. Côté candidat : formulaire en ligne, dépôt des pièces par le candidat, relance des dossiers incomplets, rendez-vous, décision d’admissibilité. Côté entreprise : portefeuille des employeurs, offres, rapprochement candidat / offre, mise en relation, suivi du placement. ATS est l’abréviation d’applicant tracking system, le système qui suit les candidatures : le vocabulaire du recrutement, appliqué à l’admission et au placement en alternance.
Ce qu’il ne fait pas: Il n’établit pas le Cerfa, ne le transmet pas à l’OPCO, ne facture pas, ne gère ni l’assiduité, ni les notes, ni les emplois du temps. Il travaille en amont du SI de gestion, à qui il transmet ce qu’il a collecté.
À quoi vous savez que c’est celle-là: Vous en avez besoin si vos conseillers travaillent dans une boîte aux lettres partagée et un tableur, si personne ne sait dire combien de candidats admissibles attendent une entreprise, ou si vous découvrez les places vides à la rentrée plutôt qu’en avril.
Le piège: Le mot ATS recouvre des périmètres très différents : certains s’arrêtent à l’admission, d’autres commencent au placement et l’ignorent. Demandez à voir les deux extrémités de la chaîne à l’écran, dans le même produit.

Famille 3

Les outils d’employabilité

aussi appelés career center, plateforme d’insertion professionnelle, outil de services carrières

Qui on y trouve: Les plateformes de career center de l’enseignement supérieur, souvent adossées à un réseau d’offres et d’anciens. La famille est peu présente dans les CFA, pour une raison de fond : elle outille un jeune qui cherche, là où un CFA place.
Ce qu’il fait: Il travaille sur le jeune et son insertion : construction du CV, préparation aux entretiens, offres à consulter, suivi des candidatures que l’étudiant envoie de son côté, parfois réseau des anciens et enquête d’insertion. Le centre de gravité est l’employabilité de la personne, pas le remplissage des sections.
Ce qu’il ne fait pas: Il ne pilote pas le remplissage d’une promotion, ne gère pas un portefeuille d’entreprises partenaires, et ne prépare pas le contrat d’apprentissage.
À quoi vous savez que c’est celle-là: Vous en avez besoin si votre indicateur central est le taux d’insertion de vos diplômés et si votre service carrières accompagne des étudiants qui cherchent seuls. Fréquent en école supérieure, rare dans un CFA du bâtiment ou de l’artisanat, où ce sont les conseillers qui placent.
Le piège: Confondre « le jeune trouve une entreprise » et « l’établissement place le jeune ». Ni le même processus, ni les mêmes utilisateurs, ni les mêmes indicateurs.

Famille 4

Les ERP de scolarité

aussi appelés progiciels de scolarité, logiciels de vie scolaire

Qui on y trouve: Hyperplanning (Index Éducation) pour la planification, et Aurion (Auriga) côté enseignement supérieur, sont les noms qu’on rencontre le plus souvent. Dans un CFA, cette famille recouvre souvent le SI de gestion : c’est le premier endroit où l’on paie deux fois la même fonction.
Ce qu’il fait: Emplois du temps, salles et ressources, notes, bulletins, jurys, examens, vie scolaire, absences. Dans l’enseignement supérieur, il porte souvent la candidature en ligne et la reprise des vœux Parcoursup. Il structure l’année pédagogique et l’organisation matérielle de l’établissement.
Ce qu’il ne fait pas: Le placement en entreprise, la relation avec les employeurs, la prospection. Dans l’apprentissage, il recouvre partiellement le SI de gestion, ce qui produit des doublons coûteux quand les deux cohabitent sans frontière écrite.
À quoi vous savez que c’est celle-là: Vous en avez besoin si votre sujet numéro un est la planification d’un établissement à effectifs importants, avec des maquettes complexes et plusieurs sites.
Le piège: Prendre son module d’admission pour un outil de placement. Il gère la candidature jusqu’à l’inscription et s’arrête là. En alternance, une inscription sans employeur n’est pas une inscription : c’est un délai de trois mois qui commence à courir.

La deuxième famille est celle dont le nom pose le plus de problèmes : on l’appelle tour à tour CRM, ATS, CRM ATS ou outil de placement, et ces quatre mots ne recouvrent pas tout à fait la même chose selon qui les emploie. Ce qu’un CRM pour CFA désigne exactement, et ce qu’il ne désigne pas.

Comment ces éditeurs sont classés. Uniquement d’après le périmètre que chacun décrit sur son propre site public, consulté le 28 septembre 2026. Une famille dit ce qu’un outil porte, pas ce qu’il vaut : figurer dans cette liste n’est ni une recommandation ni une mise en garde, et l’ordre des noms n’a aucune signification. Aucun prix, aucun nombre de clients, aucune performance n’est cité pour un éditeur tiers. Plusieurs de ces produits couvrent d’ailleurs plus d’une famille. Si vous éditez l’un d’eux et que vous vous estimez mal situé, écrivez-nous : la correction est immédiate.

Il existe une cinquième famille, que personne ne revendique : le tableur. Il équipe une part considérable des établissements, il a longtemps très bien fonctionné, et il cesse de tenir à trois moments précis : le départ du conseiller qui l’avait construit, le passage à plusieurs sites, et le jour où il faut produire une donnée opposable à un tiers. à quel moment un tableur cesse de suffire.

Le cahier des charges

Les fonctionnalités essentielles à rechercher, et dans quelle famille les trouver

Voici les fonctions qui reviennent le plus souvent dans un cahier des charges de CFA, la famille qui les porte réellement, et le point à vérifier pendant la démonstration. Une fonction absente d’un produit n’est pas un défaut : c’est un outil qui fait son métier et pas celui du voisin.

Fonctionnalités attendues d’un logiciel pour CFA, famille d’outils qui les porte réellement, et point à vérifier auprès de l’éditeur.
Ce que vous cherchez	La famille qui le porte	Ce qu’il faut vérifier
Dépôt du dossier de candidature en ligne	ATS et outils de placement	Que le candidat dépose ses pièces lui-même, depuis un téléphone, et qu’il voie ce qui manque sans vous écrire.
Import des candidatures Parcoursup	ATS, et certains ERP de scolarité	Comment le lien se fait. Un export depuis votre propre espace, repris par l’outil, se vérifie. Un « connecteur officiel » n’existe pas : Parcoursup est une plateforme d’État.
Import des candidatures Affelnet	Presque personne ne le propose	Posez la question. Affelnet est le canal de recrutement post-3e des CFA pour les CAP et les bacs professionnels, et il est absent de presque tous les cahiers des charges.
Suivi des dossiers dans un pipeline	ATS	Les étapes réelles du produit, et qui les fait avancer. Un tableau de bord affiche un état ; un pipeline désigne une action et son responsable.
Relance des pièces manquantes	ATS	Automatique ou à la main. C’est là que se joue le temps gagné, et c’est la fonction la plus souvent annoncée pour un simple modèle de courriel.
Mise en relation d’un candidat et d’une entreprise	ATS	Ce que voit le conseiller quand elle n’aboutit pas. Une mise en relation qui échoue en silence ne vaut rien.
Collecte des informations du contrat	ATS, en amont du SI de gestion	La frontière : collecter les informations du Cerfa n’est pas établir le Cerfa. Demandez qui édite le formulaire et qui le transmet à l’OPCO.
Établissement du Cerfa et dépôt à l’OPCO	SI de gestion	Que ce soit votre registre officiel qui porte l’acte. C’est une responsabilité réglementaire.
Facturation, règlements, BPF	SI de gestion	Rien. Aucune autre famille ne devrait vous le promettre.
Émargement, assiduité, notes	SI de gestion ou ERP de scolarité	Lequel des deux le porte chez vous. C’est le premier endroit où l’on paie deux fois la même fonction.
Taux de remplissage et de placement	ATS	Sur quelles données ils se calculent, et si elles sont saisies une fois ou deux. Un indicateur alimenté à la main est faux la semaine où personne n’a le temps.
Preuves d’audit Qualiopi	SI de gestion	Que les preuves se constituent au fil de l’eau, pas la semaine précédant l’audit.

Deux lignes méritent qu’on s’y arrête, parce qu’elles sont presque toujours mal posées. Affelnet : c’est par là qu’arrivent les candidats de troisième vers un CAP ou un bac professionnel, et il ne figure quasiment dans aucune offre. Le demander vous dira tout de la connaissance qu’un éditeur a de votre métier. La génération du contrat : beaucoup d’argumentaires promettent de « générer les contrats d’apprentissage », alors que l’acte appartient au SI de gestion, qui édite le Cerfa et le transmet. Ce qu’un outil de placement peut faire, et c’est déjà beaucoup, c’est collecter en amont, auprès du candidat et de l’entreprise, toutes les informations que le Cerfa réclame.

La grille de décision

De quelle famille avez-vous besoin ? Partez du symptôme, pas de la fonctionnalité

Un cahier des charges qui commence par une liste de fonctions produit une liste de produits. Un cahier des charges qui commence par ce qui vous coûte réellement du temps produit une décision.

Grille de décision : à partir d’un constat de terrain, ce qu’il révèle et la famille d’outils à examiner.
Ce que vous constatez	Ce que cela révèle	La famille à regarder
Personne ne sait dire combien de candidats admissibles attendent une entreprise.	Il n’existe pas de suivi des candidatures partagé entre les conseillers.	ATS
Les places vides se découvrent à la rentrée.	Le remplissage est constaté, pas anticipé.	ATS
Les dossiers arrivent par courriel, les pièces en pièces jointes.	La candidature n’est pas dématérialisée, et la complétude se vérifie à l’œil.	ATS
Vous ne savez pas quelles entreprises n’ont pas repris d’apprenti cette année.	Le portefeuille d’entreprises n’existe pas comme objet suivi, seulement comme carnet d’adresses.	ATS
Reconstituer les preuves d’un audit prend une semaine.	La traçabilité n’est pas produite par l’outil, elle est rassemblée après coup.	SI de gestion
La même information est saisie dans deux outils.	Ce n’est pas un problème de périmètre, c’est un problème d’interfaçage.	Aucune. Faites d’abord parler ce que vous avez déjà.
Les emplois du temps se font sur un tableur partagé.	La planification n’est pas outillée.	ERP de scolarité, ou le module de planification de votre SI
Vos étudiants cherchent leur alternance seuls et vous l’apprenez après.	L’établissement est aveugle sur une recherche qui le concerne directement.	ATS, ou outil d’employabilité selon votre modèle

La règle en une phrase

Si votre difficulté se raconte au passé (« je n’arrive pas à retrouver », « je dois justifier »), elle appartient au SI de gestion. Si elle se raconte au futur (« qui je relance aujourd’hui », « qui n’a toujours pas d’entreprise »), elle appartient à un ATS. Si elle se raconte du point de vue du jeune et de son insertion, elle appartient à un outil d’employabilité. Si elle se compte en semaines, en salles et en enseignants, elle appartient à un ERP de scolarité.

Ce qui est sur le devis

Comment les éditeurs facturent, et ce que ça change pour un CFA

Deux devis ne se comparent pas sur leur total. Ils se comparent sur leur assiette, parce que c’est elle qui décide de ce que vous paierez dans trois ans.

Par apprenant. L’assiette suit votre effectif. C’est la plus lisible, et la plus risquée si vous croissez : une promotion supplémentaire augmente la facture sans que l’outil vous serve davantage. Demandez les paliers, et ce qui se passe l’année où vous passez le seuil.

Par utilisateur. L’assiette suit votre équipe. Le piège est inverse : l’établissement rationne les comptes, les conseillers partagent un identifiant, et l’outil perd la traçabilité qui justifiait de l’acheter. Demandez le prix du compte en lecture seule.

Au forfait par établissement. Prévisible, et c’est son intérêt. Vérifiez ce qu’« établissement » recouvre : plusieurs sites, plusieurs UFA ou plusieurs numéros de déclaration d’activité peuvent être comptés séparément.

Par module. Le total d’entrée est bas parce qu’il ne contient pas ce dont vous aurez besoin. Faites chiffrer la configuration complète que vous visez à deux ans, pas celle qui vous est présentée.

Et surtout, ce qui n’est pas dans l’abonnement. La mise en service, la reprise de vos données, la formation des équipes, l’interfaçage avec votre SI de gestion, le support au-delà du niveau inclus. Sur trois ans, ces lignes pèsent souvent davantage que l’écart entre deux abonnements. C’est le sujet de la section suivante.

Nous appliquons la même règle à nous-mêmes : cette page ne cite aucun montant, ni le nôtre ni celui d’un autre éditeur. Comment se construit un devis Pyramide.

Ce qui se paie après

Cinq pièges qui ne se voient pas pendant la démonstration

Le double emploi.
Acheter un outil dont une bonne part du périmètre est déjà couverte par ce que vous possédez. Cela arrive surtout entre un SI de gestion et un ERP de scolarité, qui se recouvrent sur l’assiduité, les documents et parfois les inscriptions. Avant de recevoir un éditeur, faites la liste écrite de ce que votre outil actuel fait vraiment : elle est presque toujours plus longue que ce que l’équipe en utilise.
La double saisie.
Deux outils qui ne se parlent pas coûtent plus cher en temps qu’un seul outil mal adapté, et cela ne se voit sur aucun devis. La question n’est pas « êtes-vous compatible avec mon SI de gestion », à laquelle tout le monde répond oui, mais « quelles données circulent, dans quel sens, et lesquelles restent à retaper ».
Le périmètre annoncé contre le périmètre réel.
Une page produit qui annonce « la gestion des candidatures » peut recouvrir un formulaire de contact comme une chaîne complète du dépôt du dossier à la décision d’admission. Le seul remède est de faire dérouler le parcours à l’écran, côté candidat et côté conseiller, sur un cas qui ressemble au vôtre.
La fonction qui est « dans la feuille de route ».
Traitez toute fonction non démontrable comme inexistante. Si elle est déterminante pour vous, demandez qu’elle figure au contrat avec une date. Un éditeur sérieux comprendra la demande ; celui qui refuse vient de vous donner sa réponse.
Ce qui n’est pas dans le devis.
Reprise de l’historique, paramétrage, formation, connecteur vers votre SI de gestion, assistance, et surtout la sortie : sous quel format vous récupérez vos données le jour où vous partez, en combien de temps et à quel prix. La réversibilité se négocie à l’entrée, jamais à la sortie.

À mettre au cahier des charges

Trois échéances réglementaires qui changent ce qu’on attend d’un outil

Le financement est fractionné depuis le décret n° 2025-585 du 27 juin 2025 : 40 % d’avance, 30 % au 7ᵉ mois, 20 % au 10ᵉ mois, puis le solde, soit 10 %, au prorata temporis des jours effectués (art. R. 6332-25 III (nouvelle fenêtre)). La date de signature d’un contrat cesse d’être un sujet pédagogique pour devenir un sujet de trésorerie.

Le délai de trois mois court : un jeune peut commencer sa formation sans contrat dans cette limite, le centre l’assistant dans sa recherche d’employeur (art. L. 6222-12-1 (nouvelle fenêtre)). C’est un compte à rebours nominatif : un outil qui ne le rend pas visible ne vous servira pas sur ce point.

Le référentiel qualité change au 1ᵉʳ novembre 2026 et passe à sept critères et 33 indicateurs, dont un indicateur propre aux organismes réalisant des actions de formation par apprentissage (décret n° 2026-728 du 1er août 2026 (nouvelle fenêtre)). Toute correspondance indicateur par indicateur antérieure cesse d’être exacte : demandez de quand date celle qu’on vous montre. S’y ajoutent la transmission dématérialisée des listes d’apprenants, en vigueur, et la publication des taux de réussite et d’insertion, au plus tard le 25 juin 2027.

Sources : Décret n° 2025-585 du 27 juin 2025 (nouvelle fenêtre)Code du travail, art. R. 6332-25 (nouvelle fenêtre)Code du travail, art. L. 6222-12-1 (nouvelle fenêtre)Décret n° 2026-728 du 1er août 2026 (nouvelle fenêtre)Code du travail, art. L. 6353-11 (nouvelle fenêtre)Loi n° 2026-534 du 25 juin 2026, art. L. 6353-12 (nouvelle fenêtre)

La démonstration

Les questions à poser à un éditeur, et pourquoi les réponses comptent plus que la grille

Emportez cette liste en rendez-vous. Elle vaut pour nous comme pour n’importe qui d’autre, et les silences y sont plus instructifs que les réponses.

Périmètre

Dans quelle famille vous situez-vous, et qu’est-ce que vous ne faites pas ? Qui ne sait pas répondre à la seconde moitié n’a pas de périmètre, il a un argumentaire.
Quelle fonction tourne aujourd’hui chez un client, et laquelle est en développement ?
Quel service utilise le produit au quotidien chez vos clients : l’administratif, les conseillers, la direction ?

Intégration

Comment vous branchez-vous à mon SI de gestion, et dans quel sens circulent les données ? Un sens unique n’est pas une intégration, c’est un export.
Quelles données précises circulent, champ par champ, et lesquelles restent à retaper ?
Qui paie et qui opère la connexion : vous, l’autre éditeur, ou moi ?
Si je vous quitte dans deux ans, sous quel format je récupère mes données, en combien de temps et à quel prix ?

Données et conformité

Où sont hébergées les données, et par qui ?
Les données de mon établissement sont-elles isolées de celles des autres clients, et comment ?
Si le produit emploie de l’intelligence artificielle : quelles données partent où, et servent-elles à entraîner un modèle ?
Quelles preuves d’audit Qualiopi le produit constitue-t-il tout seul ?

Déploiement et coût réel

Combien de temps entre la signature et le premier usage réel par un conseiller, pas la première connexion ?
Que comprend le prix, et qu’est-ce qui se facture en plus : reprise de l’historique, paramétrage, formation, connecteur, assistance ?
Quelle est la durée d’engagement, et à quelles conditions on en sort ?

Notre place dans cette carte

Et Pyramide, dans tout ça

Pyramide appartient à la deuxième famille. C’est un ATS, un système de suivi des candidatures, doublé d’un outil de placement : la gestion des candidatures, du formulaire en ligne au dossier complet, la relance des pièces manquantes, la prise de rendez-vous, le pipeline d’admission, puis le portefeuille d’entreprises, le rapprochement candidat / offre, la mise en relation et la collecte des informations du contrat.

Ce que nous ne faisons pas, et il faut le lire avant la démonstration plutôt qu’après : nous n’établissons pas le Cerfa et ne le transmettons pas à l’OPCO, nous ne facturons pas, nous ne gérons ni l’émargement, ni l’assiduité, ni les notes, ni les emplois du temps, ni le bilan pédagogique et financier. Tout cela appartient à votre SI de gestion, et il n’y a aucune raison de l’en déloger. Nous sommes partenaires d’Ymag, éditeur d’Yparéo, et le connecteur circule dans les deux sens : comment Pyramide se connecte à Yparéo au lieu de le remplacer.

Si votre difficulté est administrative et réglementaire, un outil de notre famille ne la résoudra pas, et nous vous le dirons en rendez-vous. Si elle est de placement et d’admission, la question devient : lequel, et sur quelle profondeur de chaîne.

Questions

Questions fréquentes sur le choix d’un logiciel de gestion pour CFA

Un outil de la famille des ATS, les systèmes de suivi des candidatures. Il porte le formulaire en ligne, le dépôt des pièces par le candidat, la relance des dossiers incomplets, la prise de rendez-vous, la décision d’admissibilité, puis la mise en relation avec une entreprise. Le SI de gestion du CFA prend le relais à l’inscription et porte le contrat, la facturation et la conformité. Les deux se complètent, aucun ne remplace l’autre.
L’ERP de gestion enregistre ce qui a eu lieu : contrat, Cerfa, OPCO, facturation, assiduité, preuves Qualiopi. Il répond à « le dossier est-il conforme ? ». L’ATS déclenche ce qui doit avoir lieu : quelle candidature relancer, quel candidat n’a toujours pas d’entreprise, quelle offre présenter à qui. Il répond à « qui je relance aujourd’hui ? ». L’un est rétrospectif, l’autre prospectif.
De deux, dans la grande majorité des cas. Aucun produit du marché ne tient à la fois le registre administratif et réglementaire d’un établissement et le travail quotidien de placement des conseillers. Ceux qui promettent les deux en couvrent un en profondeur et l’autre en surface. La bonne question n’est donc pas « comment n’avoir qu’un outil » mais « comment faire en sorte que mes deux outils se parlent sans ressaisie ».
En vérifiant trois points avant de signer. La circulation se fait-elle dans les deux sens, ou seulement de l’un vers l’autre ? Quelles données circulent exactement, champ par champ, et lesquelles restent à ressaisir ? Qui opère et qui paie la connexion, et que se passe-t-il quand l’un des éditeurs met son produit à jour ? Une intégration annoncée sans réponse à ces trois questions reste un export de fichier.
Rarement. La reprise des vœux Parcoursup se trouve surtout chez les ERP de scolarité de l’enseignement supérieur et chez quelques ATS. Affelnet, canal de recrutement post-3e des CFA pour les CAP et les bacs professionnels, est presque absent du marché. Dans les deux cas le mécanisme réaliste est le même : l’établissement exporte ses candidatures depuis son propre espace, l’outil importe le fichier. Personne ne dispose d’un connecteur officiel vers ces plateformes d’État.
Aucun éditeur de ce marché ne publie de grille tarifaire, constaté le 5 septembre 2026. Le prix se construit en général sur la taille de l’établissement, le nombre de sites et le nombre d’utilisateurs. Ce qui est comparable, en revanche, c’est ce que le prix comprend : reprise de l’historique, paramétrage, formation, connecteur, assistance. Demandez ces cinq lignes séparément sur chaque devis.
Un logiciel de gestion enregistre ce qui s’est passé : contrat signé, apprenti inscrit, facture émise, présence saisie. Un outil de placement déclenche ce qui doit arriver : quelle entreprise démarcher, quel candidat positionner, quelle relance envoyer, quel dossier va dépasser le délai de trois mois. Les deux sont nécessaires et ne se remplacent pas. La question utile n’est donc pas « lequel choisir » mais « lequel me manque ».
Deux besoins se cachent derrière cette question, et ils n’appellent pas le même outil. Le suivi administratif et pédagogique (assiduité, émargement, notes, livret d’apprentissage, visites en entreprise, enquêtes réglementaires) relève du SI de gestion : c’est le registre de la scolarité. Le suivi de la relation relève de l’outil de placement : l’entreprise est-elle satisfaite, va-t-elle reprendre un alternant l’an prochain, le contrat risque-t-il une rupture. C’est lui qui tient le portefeuille d’entreprises. Un établissement qui cherche « un logiciel de suivi des alternants » veut presque toujours le premier, et découvre en route qu’il lui manque le second.
Non, et c’est l’inverse qui est recommandé. Changer de SI de gestion est le projet le plus lourd d’un établissement : reprise d’historique, conformité, facturation, formation de tous les services. Un outil de placement s’ajoute à côté et se connecte, sans toucher au registre officiel. Un éditeur qui propose de remplacer votre système de gestion pour résoudre un problème de placement vend un chantier à la place d’une solution.
En demandant une démonstration sur votre propre cas plutôt qu’un parcours préparé, et en exigeant de voir les deux extrémités de la chaîne dans le même produit : le dépôt d’un dossier par un candidat d’un côté, la préparation du contrat de l’autre. Une fonction qui ne s’affiche pas à l’écran pendant la démonstration doit être traitée comme inexistante jusqu’à preuve du contraire.

La comparaison la plus utile se fait sur vos chiffres, pas sur une grille

Une grille de fonctionnalités ne dit pas si un outil tiendra dans votre organisation. 45 minutes avec votre volume de candidatures, votre nombre de sites et votre système de gestion actuel en disent beaucoup plus. Venez avec la liste de questions de cette page : nous y répondrons dans l’ordre, y compris quand la réponse est non.

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