Admissions
Gérez vos admissions, de la candidature à l’inscription
Une campagne d’admission ne se perd jamais d’un coup. Elle fuit : une candidature reçue sur une adresse générique et jamais rappelée, un dossier auquel il manque une pièce depuis trois semaines, un entretien calé en six mails, un candidat admissible que plus personne n’a relancé depuis la JPO. Pyramide tient la chaîne entière au même endroit : le flux entrant, le dossier, les pièces, le rendez-vous, la décision, puis l’inscription transmise à votre système de gestion.
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Ils font tourner leurs admissions avec Pyramide.
Sur la partie administrative de l’admission, nos clients constatent 2 heures gagnées par jour et par conseiller et moins de 50 % de tâches administratives.
Pyramide est un ATS : le logiciel qui suit chaque candidature depuis le dépôt du dossier jusqu’à la signature du contrat. Un système de gestion enregistre ce qui est acquis. Un ATS travaille sur ce qui ne l’est pas encore.
Le problème
Vos candidatures arrivent de partout, et se rangent nulle part
Le formulaire du site, l’export Parcoursup, l’export Affelnet, la JPO de samedi, le salon régional, l’appel d’une mère de famille le mardi à 17 h, le prescripteur qui envoie trois profils par mail, France Travail, La Bonne Alternance, la candidature spontanée transmise par une entreprise partenaire. Chaque source a son canal, chaque canal a sa boîte mail, et le tableur d’un fichier importé finit ressaisi à la main.
Résultat, personne ne sait répondre à ces trois questions le même jour :
- Combien de candidatures pour le BTS, cette semaine, toutes sources confondues ?
- Lesquelles n’ont reçu aucune réponse depuis plus de trois jours ?
- Combien d’admissibles, combien d’inscrits, combien de places encore libres à la rentrée ?
Ce n’est pas un problème de rigueur, c’est un problème d’outil. Un tableur ne relance pas, ne se dédouble pas entre deux conseillers, et ne dit pas ce qui est en retard.
Et une place vide ne coûte plus la même chose qu’avant
Depuis le décret n° 2025-585 du 27 juin 2025, le niveau de prise en charge est versé au CFA par fractions (une avance de 40 %, puis 30 % au septième mois, 20 % au dixième mois, puis le solde, soit 10 %) et retenu au prorata temporis des jours effectivement réalisés (code du travail, art. R. 6332-25). Une inscription qui arrive en octobre au lieu de septembre, c’est une recette amputée sur toute la durée du contrat.
Et le décret n° 2025-1174 du 8 décembre 2025 plafonne à 300 € par apprenti et par an les charges de communication intégrables au calcul du niveau de prise en charge : on ne compense plus un tunnel d’admission qui fuit en achetant davantage de visibilité.
Sources : décret n° 2025-585 du 27 juin 2025 (nouvelle fenêtre)code du travail, art. R. 6332-25 (nouvelle fenêtre)décret n° 2025-1174 du 8 décembre 2025 (nouvelle fenêtre)
La réponse, montrée
La gestion des candidatures, étape par étape
Sept étapes, dans l’ordre où elles se vivent. Chacune existe déjà chez vous : la gestion des candidatures y est simplement répartie entre un formulaire, une boîte mail et un fichier de suivi.
Le flux entrant est unique
Toutes les candidatures entrent dans la même file, quelle que soit leur origine : vos « Formulaires en ligne » publiés sur votre site, un salon, un prescripteur, une saisie manuelle. Les doublons sont rapprochés au lieu d’être recréés. Chaque candidature porte sa source, ce qui permet enfin de savoir quel canal remplit réellement vos sections.Import Parcoursup et Affelnet : vos candidats arrivent avec leur dossier
Vous exportez vos candidatures depuis votre espace Parcoursup ou votre espace Affelnet, vous déposez le fichier dans Pyramide, et chaque candidat entre dans le flux avec son dossier. Personne ne ressaisit rien. Parcoursup pour le post-bac et les écoles supérieures, Affelnet pour le recrutement post-3e des CAP et des bacs pro : les deux canaux qui remplissent le plus de sections sont aussi les deux que l’on recopie encore à la main.Suivi des dossiers : un pipeline en quatre étapes
Le pipeline compte quatre étapes, et ce sont celles que vos conseillers voient à l’écran : « À traiter », « Admissible », « Inscrits », « Contrats ». L’état n’est pas décoratif : c’est lui qui déclenche les automatisations, et c’est lui qui alimente le comptage des places. Il dit aussi où s’arrête l’admission, puisque la dernière colonne est le contrat et non un classement sans suite. Chaque dossier porte le nom du conseiller qui le suit, pour qu’aucune candidature ne reste sans propriétaire.Dépôt en ligne : le dossier se remplit sans que vous le réclamiez
Le candidat dépose ses pièces lui-même, la complétude est visible d’un coup d’œil, et les pièces manquantes sont relancées automatiquement.L’entretien se cale sans échange de mails
Vous ouvrez des créneaux, le candidat choisit le sien, le rappel part tout seul, et le compte rendu s’écrit dans le dossier. Les heures proposées sont celles qui sont réellement libres : l’agenda du conseiller est synchronisé avec Office 365 et Google.La décision est tracée
Admissible, en liste d’attente, non retenu, avec le motif et la date. C’est ce qui vous permet de reprendre un candidat mis en attente en juillet quand une place se libère fin août, au lieu de le redécouvrir dans une pile de mails.L’inscription part vers votre système de gestion
Les informations collectées pendant l’admission ne sont pas ressaisies : elles alimentent la fiche apprenant de votre SI, puis le projet de contrat.
La porte d’entrée publique
Le parcours commence sur votre site, pas dans votre logiciel
Le formulaire de candidature est public, et il porte son nom dans le produit : « Formulaires en ligne ». Un jeune qui découvre votre formation à 22 h sur son téléphone dépose sa candidature sans créer de compte, sans appeler, sans attendre lundi. Dès ce moment il existe dans Pyramide, et il reçoit son accès à un espace où il complètera son dossier, déposera ses documents et prendra son rendez-vous.
C’est la différence entre une adresse contact@ et une admission : dans le premier cas vous recevez un mail, dans le second vous ouvrez un dossier.
L’objection principale
« Les admissions, on les gère déjà dans notre logiciel de gestion »
Vous gérez déjà les inscrits. Ce n’est pas la même chose.
Un système de gestion de la formation commence quand l’apprenant est inscrit : emploi du temps, notes, assiduité, contrat, facturation. C’est son métier, il le fait bien, et Pyramide ne le remplace pas. Mais avant l’inscription il y a une période entière qui n’appartient à aucun outil : la candidature reçue, le dossier à moitié rempli, la pièce d’identité qui manque, l’entretien à caler, le candidat admissible qui hésite avec une autre école.
C’est cette période que Pyramide couvre. Ensuite, elle transmet. Yparéo est le système d’enregistrement, Pyramide est le système d’action.
Et pour les écoles supérieures, dont la campagne d’admission est le sujet numéro un de l’année, c’est exactement l’inverse d’un doublon : c’est la moitié manquante.
Monia Aboujir
Responsable des admissions
Écoles Vidal
Équipe conquise par Pyramide ! Interface remarquablement intuitive, prise en main immédiate. Le travail quotidien devient fluide et agréable. Collaboration renforcée, productivité boostée : nos admissions n’ont jamais été aussi efficaces. Un game-changer pour notre école !
Ce que la direction voit enfin
Le remplissage de vos sections, en continu et sans le refaire à la main
Combien de candidatures par formation, combien d’admissibles, combien d’inscrits, combien de places restantes, et à quelle vitesse le flux se transforme. L’information existe déjà : elle est produite par le travail quotidien des équipes, pas par un tableau à remplir en plus.
C’est aussi ce qui donne de la lisibilité sur la charge : quelle campagne absorbe le plus de dossiers, où il faut renforcer avant la rentrée, quelle section décroche assez tôt pour qu’on puisse encore agir.
Objections
Questions fréquentes
C’est l’outil qui prend en charge tout ce qui précède l’inscription administrative : la réception des candidatures quelle que soit leur origine, le dossier et ses pièces, l’entretien d’admission, la décision, puis la transmission des informations au système de gestion. Il se distingue d’un logiciel de gestion de CFA, qui démarre lorsque l’apprenant est déjà inscrit.
Non. Yparéo enregistre l’apprenant inscrit, son contrat, son assiduité et sa facturation. Pyramide travaille en amont, sur la candidature, le dossier, le rendez-vous et la décision, puis alimente Yparéo par le connecteur natif pour éviter toute ressaisie.
Toutes les candidatures entrent dans une file unique, qu’elles viennent des formulaires en ligne publiés sur votre site, d’un salon, d’une JPO, d’un prescripteur ou d’une saisie manuelle. Chacune conserve sa source, ce qui permet de mesurer quel canal remplit réellement chaque formation.
Il n’existe pas de synchronisation automatique avec Parcoursup, et aucun éditeur ne peut honnêtement en promettre une : c’est une plateforme de l’État, elle n’ouvre pas d’interface aux logiciels du marché. Ce que Pyramide propose est un import dédié. Vous exportez vos candidatures depuis votre propre espace Parcoursup, vous déposez le fichier, et chaque candidat entre dans le flux d’admission avec son dossier, sans ressaisie. Ce sont vos données d’établissement, et Pyramide n’accède ni à Parcoursup ni à votre compte.
Oui, par un import dédié, au même titre que Parcoursup. Affelnet est le canal de recrutement post-3e des CFA pour les CAP et les baccalauréats professionnels : une part importante des candidats arrive par là, et c’est le canal le plus souvent absent des logiciels d’admission. Vous exportez vos candidatures depuis votre espace Affelnet, vous déposez le fichier, et les candidats entrent avec leur dossier. Parcoursup sert le post-bac et les écoles supérieures, Affelnet sert le post-3e : un CFA a besoin des deux.
Par un pipeline en quatre étapes, qui sont celles que les conseillers voient à l’écran : À traiter, Admissible, Inscrits, Contrats. Chaque candidature occupe une étape et porte le nom du conseiller qui la suit. L’état n’est pas un simple libellé : c’est lui qui déclenche les relances, qui alimente le comptage des places et qui fait remonter un candidat admissible resté sans employeur. Un dossier sans étape et sans responsable est un dossier que personne ne reprendra.
Le nombre de candidatures à traiter, d’admissibles, d’inscrits et de contrats par formation se met à jour au fil du traitement des dossiers : ce sont les quatre étapes du pipeline. Le remplissage se lit en continu, sans ressaisie et sans fichier de suivi parallèle.
Oui. Les candidatures, les conseillers et les formations sont rattachés à leur site, et la vue d’ensemble reste consolidée pour la direction.
Vous êtes opérationnel en 48 heures. Les formations et les inscrits remontent de votre système de gestion par le connecteur, il n’y a pas de reprise manuelle à faire avant de commencer.
Faisons tourner votre prochaine campagne d’admission
45 minutes, sur votre cas : vos formations, vos sources de candidatures, votre calendrier de rentrée. On regarde ensemble où la chaîne se casse aujourd’hui, et ce que l’automatisation reprendrait. Vous êtes opérationnel en 48 heures.