Rendez-vous et agenda
Vos rendez-vous d’admission, pris en ligne sur vos créneaux réels
Un entretien d’admission occupe une heure de conseiller : l’écran de réservation annonce d’ailleurs au candidat « Durée : 60 minutes ». Le caler en coûte souvent autant : deux mails, un SMS, un appel qui tombe pendant un cours, un créneau proposé qui n’était déjà plus libre. Dans Pyramide, l’agenda du conseiller est synchronisé avec Office 365 et Google. Le candidat ne voit donc que des heures qui existent vraiment, il réserve la sienne depuis son espace et choisit avec qui, le rappel part tout seul, et l’entretien se pose dans l’agenda comme dans le dossier.
45 minutes · sans engagement · en visio
Sur l’ensemble des tâches de coordination qu’un conseiller répète chaque jour, nos clients constatent 2 heures gagnées par jour et par conseiller.
Le problème
Chaque aller-retour pour caler un entretien vous coûte un candidat
Un candidat qui hésite entre votre école et une autre ne relance pas deux fois. Il prend le rendez-vous qu’on lui propose en premier, et il oublie l’autre. Le délai entre la candidature et l’entretien n’est pas un détail d’organisation : c’est un facteur de décision.
Or ce délai est presque entièrement fait d’attente :
- La candidature arrive le jeudi soir, elle est lue le lundi.
- La proposition de créneau part le mardi, le candidat répond le vendredi.
- Entre-temps le créneau a été pris par un rendez-vous en entreprise, posé directement dans l’agenda du conseiller. On recommence.
- Personne ne rappelle le candidat qui n’a jamais répondu.
Et il y a toujours ceux qui ne viennent pas, sans prévenir. Le jour J, l’absent n’est pas remplacé, parce que personne ne savait qu’il manquerait. C’est un créneau perdu en pleine campagne, au moment où il coûte le plus cher.
La réponse, montrée
Le rendez-vous, du créneau ouvert au compte rendu
Les créneaux proposés sont ceux qui sont vraiment libres
L’agenda de chaque conseiller est synchronisé avec Office 365 et Google. Une visite en entreprise, une réunion pédagogique ou un déplacement déjà posés dans son agenda ne sont jamais proposés à un candidat. Vous n’entretenez pas un second planning à côté du vôtre : vous ouvrez des plages d’entretien d’admission, et la disponibilité, elle, vient de l’agenda que votre équipe utilise déjà.Vous ouvrez des créneaux, pas un agenda entier
Des plages d’entretien par formation, par site, par conseiller. Le candidat ne voit que ce que vous avez décidé de lui montrer, jamais le contenu de votre agenda, et il ne peut pas réserver deux fois.Le candidat réserve depuis son espace, en quatre écrans
L’assistant de prise de rendez-vous l’emmène de Type à Date, puis à Créneau, puis à Conseiller. Il choisit au moment où il complète son dossier, pas trois mails plus tard, depuis un téléphone, un soir, sans appeler personne. La grille d’horaires précise que « les horaires sont affichés dans votre fuseau horaire », et un bloc « Informations complémentaires » recueille le lieu, le lien ou le numéro, plus son commentaire. Le rendez-vous se pose alors dans l’agenda du conseiller, à sa place.Et il choisit son conseiller, pas seulement son horaire
Le dernier écran s’intitule « Choisissez votre conseiller » : des cartes de conseillers, celles qui sont « Disponible maintenant », et une case « Conseiller référent » pour retrouver celui qui suit déjà le dossier. Un candidat qui a rencontré quelqu’un à la JPO reprend rendez-vous avec cette personne-là, et il n’a pas à réexpliquer son projet à un inconnu. La continuité du suivi ne repose plus sur la mémoire de l’équipe : elle est proposée par l’écran.Le rappel part tout seul
Confirmation à la réservation, rappel avant le rendez-vous, par mail et par SMS. Le SMS n’est pas un gadget : c’est le seul canal qu’un candidat de dix-huit ans lit dans l’heure.L’absence devient une information
Un candidat qui ne vient pas ne disparaît pas : son dossier le signale, et il se relance. Un créneau libéré redevient disponible pour un autre.Le compte rendu s’écrit dans le dossier
Ce qui s’est dit à l’entretien, la décision, le motif, la date. Pas dans un carnet, pas dans une boîte mail personnelle. Six semaines plus tard, quand une place se libère, on sait pourquoi ce candidat avait été mis en attente.
Le candidat ne réserve pas un créneau, il choisit un interlocuteur
La plupart des outils de réservation traitent les conseillers comme des ressources interchangeables : une case libre vaut l’autre. Ce n’est pas ce que fait Pyramide. L’écran final présente vos conseillers, signale ceux qui sont « Disponible maintenant » et propose de retenir le « Conseiller référent » du dossier.
Cela vaut pour vous autant que pour lui. Un candidat reçu deux fois par la même personne se raconte une fois. Le second entretien commence là où le premier s’est arrêté, au lieu de recommencer par « alors, quel est votre projet ? ». Et c’est une heure de conseiller par entretien : la modale annonce « Durée : 60 minutes » au candidat, ce qui vous évite les rendez-vous mal calibrés et les fins d’entretien expédiées.
Les rendez-vous collectifs
Une JPO, un forum, un job dating : le même mécanisme, en collectif
Une journée portes ouvertes, c’est une feuille de présence imprimée le matin, des noms écrits à la main, et une saisie qu’on fera « lundi ». Elle n’est jamais faite, et les visiteurs du samedi ne sont jamais rappelés. C’est le meilleur vivier de l’année, et il s’évapore en quarante-huit heures.
Dans Pyramide, l’événement a une page d’inscription en ligne, une jauge de places, une liste de participants, un émargement le jour même, et une suite : chaque personne présente devient un candidat dans le flux d’admission, avec sa source. Les absents se relancent, les présents aussi.
C’est également ce qui permet de savoir, l’année suivante, quel salon a réellement rempli quelle section.
L’objection principale
« On a déjà un agenda partagé et un lien de réservation »
Gardez-les. Pyramide ne vous demande pas de changer d’agenda : il se synchronise avec Office 365 et avec Google, ceux que vos équipes ouvrent tous les matins.
Ce qu’un outil de rendez-vous générique ne sait pas faire, en revanche, c’est comprendre ce qu’est un candidat. Il ne sait pas que ce rendez-vous est un entretien d’admission pour un BTS dont il reste quatre places. Il ne relance pas le candidat qui n’a pas réservé. Il ne rattache pas le compte rendu à un dossier. Il ne dit pas à la direction combien d’entretiens ont eu lieu cette semaine ni combien ont débouché sur une admission. Et le jour d’un audit, il ne prouve rien.
C’est la différence entre un créneau et une étape d’admission. Le créneau, tout le monde sait le poser. L’étape, elle, appartient au dossier.
Ce que Pyramide ne fait pas : il ne remplace pas l’emploi du temps de vos formateurs ni la gestion de vos salles, qui restent chez votre système de gestion.
La preuve
Un rendez-vous tenu, c’est une preuve datée
Convocation envoyée, rappel envoyé, présence constatée, compte rendu écrit, décision motivée. Ces traces horodatées sont rattachées au dossier du candidat et exportables. Le référentiel national qualité passe à 33 indicateurs le 1er novembre 2026, date d’entrée en vigueur du décret n° 2026-728 du 1er août 2026, et la démonstration du suivi des parcours ne se fait pas avec des souvenirs.
Sources : décret n° 2026-728 du 1er août 2026 (nouvelle fenêtre)
Objections
Questions fréquentes
L’établissement ouvre des plages d’entretien par formation, par site et par conseiller. Le candidat réserve son créneau depuis son espace, au moment où il complète son dossier. La confirmation et le rappel partent automatiquement, et le rendez-vous se rattache à son dossier de candidature.
Oui, avec Office 365 et avec Google. Les créneaux proposés à un candidat tiennent compte de ce qui est déjà posé dans l’agenda du conseiller, et le rendez-vous réservé s’y inscrit à son tour. Vos équipes gardent l’agenda qu’elles utilisent déjà et n’entretiennent pas un second planning en parallèle.
Oui. L’assistant de prise de rendez-vous se déroule en quatre étapes, Type, Date, Créneau et Conseiller. Le dernier écran, « Choisissez votre conseiller », présente les conseillers disponibles et permet de retenir le conseiller référent du dossier. Un candidat qui a déjà rencontré quelqu’un chez vous reprend rendez-vous avec cette personne, et n’a pas à réexpliquer son projet.
L’écran de réservation affiche « Durée : 60 minutes » au candidat, au moment où il choisit son conseiller. Il sait donc ce qu’il réserve et vient avec le temps devant lui, ce qui évite l’entretien expédié parce que le jeune avait un bus à prendre.
Non. Il ne voit que les plages d’entretien que vous avez ouvertes, et parmi elles, uniquement celles qui sont encore libres. Le reste de l’agenda n’est jamais exposé.
Par un rappel automatique avant le rendez-vous, envoyé par mail et par SMS. Le SMS est le canal le plus lu par cette population. Une absence constatée n’est pas perdue : elle déclenche une relance, et le créneau libéré redevient disponible.
Oui. L’événement dispose d’une inscription en ligne, d’une jauge de places, d’une liste de participants et d’un émargement le jour même. Chaque personne présente devient un candidat identifié dans le flux d’admission, avec sa source, ce qui permet de la relancer et de mesurer ce que l’événement a réellement rempli.
Oui, et c’est la différence essentielle avec un outil de rendez-vous générique. La convocation, le rappel, la présence, le compte rendu et la décision sont horodatés dans le dossier, et restent consultables par l’équipe même en cas de changement de conseiller.
Non. Il réserve depuis son espace, dans son navigateur, sur son téléphone, avec le lien reçu par mail ou par SMS.
Ouvrons vos créneaux d’entretien ensemble
45 minutes : on connecte un agenda, on ouvre des créneaux d’entretien d’admission sur une de vos formations, on écrit le rappel, et vous voyez l’écran que reçoit le candidat.