Dossier de candidature
Des dossiers de candidature complets, sans les réclamer dix fois
La candidature arrive par mail, avec trois pièces jointes mal nommées et deux qui manquent. Vous répondez. Trois jours plus tard, rien. Vous relancez. Une semaine plus tard, la pièce d’identité arrive, la photo aussi, mais pas l’attestation. Et vous recommencez, pour chaque dossier, chaque semaine, jusqu’à la rentrée. Dans Pyramide, le candidat dépose son dossier en ligne, la liste des pièces attendues est la vôtre, ce qui manque se relance tout seul, et vous voyez d’un coup d’œil ce qui est complet.
45 minutes · sans engagement · en visio
C’est l’une des tâches qui pèsent le plus lourd sur une campagne : nos clients constatent moins de 50 % de tâches administratives et 2 heures gagnées par jour et par conseiller.
Le problème
Un dossier incomplet n’est pas un incident, c’est l’état par défaut
Aucun candidat ne dépose son dossier complet du premier coup. Ce n’est pas un problème de sérieux : c’est un problème de format. Il vous manque une pièce, vous envoyez un mail, il répond deux jours plus tard depuis son téléphone avec une photo floue, vous la classez, vous notez quelque part que la suivante manque encore.
Le coût n’est pas dans la pièce. Il est dans l’aller-retour, multiplié par le nombre de candidats et par le nombre de pièces.
Et ce coût se paie deux fois :
- Une première fois pendant la campagne, en heures de relance manuelle, en pièces jointes égarées dans des fils de discussion, en candidats qui se découragent et vont ailleurs.
- Une seconde fois au moment du contrat, quand il faut retrouver la nationalité, le dernier diplôme obtenu, le numéro de sécurité sociale ou le justificatif d’une dérogation d’âge. Ces informations étaient déjà là, dans un mail, quelque part. Personne ne les avait rangées au bon endroit.
La réponse, montrée
Le dossier, tel qu’il fonctionne
Six mécanismes, du dépôt public à la remontée dans votre système de gestion.
Dépôt en ligne : le formulaire est public, le dépôt ne demande rien d’autre
Vos « Formulaires en ligne », publiés depuis Pyramide sur votre site : le candidat remplit sa candidature sur son téléphone, sans compte à créer au préalable. Il reçoit ensuite l’accès à « Mon espace », où il reprend son dossier là où il l’a laissé.La liste des pièces est la vôtre, pas la nôtre
Pièce d’identité, dernier diplôme, CV, RIB, autorisation parentale pour un mineur, justificatif de domicile : vous définissez ce qui est attendu, et ce qui est obligatoire. Une pièce déposée est immédiatement rattachée au dossier, avec sa date, sans passer par une boîte mail.La complétude est un chiffre, pas une impression
Des deux côtés, et c’est ce qui la rend efficace. Le candidat voit une barre « Finalise ton dossier », son pourcentage d’avancement, le nombre de pièces « à compléter » et une tuile « Documents » qui les compte. Vous, vous filtrez sur les dossiers incomplets, vous voyez lesquels bloquent depuis le plus longtemps, et vous savez lesquels sont prêts à passer en commission.Ce qui manque se réclame tout seul
Une règle de relance se déclenche sur l’état du dossier, pas sur une date : « candidat admissible avec des documents manquants depuis plus de trois jours ». Le message nomme les pièces précisément attendues, part par mail ou par SMS, s’arrête dès réception, et se borne à un nombre de relances que vous fixez.Le conseiller valide, ou refuse, et ça se voit
Une pièce illisible se refuse avec un motif, et la demande repart au candidat. Le dossier porte son historique complet : ce qui a été demandé, quand, par qui, et ce qui a été reçu.Ce qui est collecté ne se ressaisit plus
Les informations du dossier alimentent la fiche apprenant de votre système de gestion, puis la préparation du contrat.
L’objection principale
« Nos candidats ne déposeront pas leurs pièces en ligne »
Ils le font déjà, ailleurs, tous les jours, depuis leur téléphone. Ce qui les arrête, ce n’est pas le numérique, ce sont trois choses très concrètes que le dossier en ligne supprime :
- Le formulaire à finir d’un seul coup. Ici, le dossier se reprend plus tard, sans tout recommencer.
- Le fichier trop lourd et le format refusé. Une photo prise avec un téléphone est acceptée telle quelle.
- Le silence. Le candidat voit ce qui manque, chiffré, sous une barre qui lui dit « Finalise ton dossier », et il reçoit un rappel qui nomme la pièce, au lieu d’un « votre dossier est incomplet » qui ne dit rien.
Ce que la plateforme ne fait pas : elle ne décide à la place de personne, elle ne juge pas un dossier, et elle n’écarte aucun candidat toute seule. Un dossier reste incomplet tant qu’un conseiller ne l’a pas validé. Elle supprime les relances, pas la décision.
La preuve
Un dossier en ligne, c’est aussi une preuve datée
Les pièces, les demandes, les relances et les validations sont horodatées et rattachées au dossier du candidat. Le jour d’un audit, le suivi d’un parcours se démontre par des traces, pas par une intention. Une boîte mail personnelle ne témoigne pas, et elle part avec la personne qui la détient. Le référentiel national qualité passe d’ailleurs à 33 indicateurs le 1er novembre 2026, date d’entrée en vigueur du décret n° 2026-728 du 1er août 2026.
Les documents déposés par vos candidats sont des données personnelles, parfois celles de mineurs. Elles sont hébergées en France, 100 % RGPD, avec des accès par profil et une durée de conservation paramétrée.
Sources : décret n° 2026-728 du 1er août 2026 (nouvelle fenêtre)
Objections
Questions fréquentes
Par un espace de dépôt rattaché à la candidature. Le candidat remplit un formulaire public depuis son téléphone, puis reçoit l’accès à son espace, où il dépose sa pièce d’identité, son dernier diplôme, son CV, son RIB et les justificatifs que vous avez demandés pour cette formation. Chaque document se range dans son dossier, daté, sans pièce jointe à retrouver dans une boîte aux lettres partagée. Le candidat voit ce qui lui manque, le conseiller voit quels dossiers bloquent, et ce qui manque encore se réclame automatiquement.
En publiant un formulaire de candidature en ligne, ce que Pyramide appelle ses « Formulaires en ligne », relié à un dossier unique : le candidat dépose ses pièces depuis son téléphone, chaque document se rattache automatiquement au dossier, et l’établissement suit la complétude sans échanger de pièces jointes par mail.
La relance se déclenche sur l’état du dossier, par exemple un candidat admissible dont il manque une pièce depuis plus de trois jours. Le message nomme les documents attendus, part par mail ou par SMS, s’arrête dès réception et respecte le nombre maximum de relances que vous avez fixé.
Oui. La liste des pièces attendues et leur caractère obligatoire se définissent par formation, ce qui évite de réclamer une autorisation parentale à un candidat majeur ou un justificatif inutile à un dossier.
Non pour la candidature elle-même : le formulaire est public. Le compte est créé à ce moment-là et lui donne accès à « Mon espace », où une barre « Finalise ton dossier » lui indique ce qui manque. Il y complète son dossier, dépose ses documents et prend son rendez-vous.
En France, dans un hébergement conforme au RGPD, avec des accès par profil et une durée de conservation paramétrée. Ces documents sont des données personnelles, parfois celles de mineurs : ils ne quittent pas le cadre européen.
Oui, c’est tout l’intérêt de les collecter proprement une fois. Identité, nationalité, dernier diplôme obtenu, coordonnées et pièces justificatives alimentent la préparation du contrat, puis remontent au système de gestion qui établit le document officiel.
Montez votre dossier type en démo
45 minutes, avec vos pièces réelles : on construit la liste attendue pour une de vos formations, on écrit la règle de relance, et vous voyez ce que le candidat reçoit.