Placement et sourcing candidat
7 étapes pour une mise en relation qui aboutit
La mise en relation n’est pas une tâche, c’est une course : l’apprenti dispose de trois mois pour trouver un employeur. Voici la méthode, étape par étape, valable avec ou sans outil.
Saïd TamirMis à jour le 5 min de lecture
Le compte à rebours des 3 mois, et pourquoi il commande tout le reste
Un point de droit que tout le monde connaît sans toujours en tirer les conséquences : un apprenti peut entrer en formation sans avoir signé de contrat. Il dispose alors de trois mois pour trouver un employeur, suit la formation sous le statut de stagiaire de la formation professionnelle, et le CFA « l’assiste dans la recherche d’un employeur » (article L. 6222-12-1 du code du travail (nouvelle fenêtre)).
Trois mois, c’est court. Une mise en relation envoyée le vendredi, lue le mardi, relancée la semaine suivante, avec un entretien quinze jours plus tard, consomme un mois pour une seule piste. D’où la seule règle qui organise tout ce qui suit : on mène plusieurs pistes en parallèle, et on ne laisse jamais un dossier sans prochaine action datée.
C’est aussi une question de trésorerie. Depuis le décret n° 2025-585 du 27 juin 2025, le niveau de prise en charge est versé au prorata temporis : un contrat qui démarre trois semaines plus tard rapporte moins.
Étape 1 : Vérifier l’admissibilité avant de présenter quoi que ce soit
Rien ne part tant que le dossier n’est pas qualifié : pièces réunies, projet cohérent, mobilité réelle connue, disponibilité confirmée. Présenter un dossier incomplet fait perdre du temps à l’entreprise et abîme le crédit que vous avez auprès d’elle, un crédit qui met des années à se construire.
Le détail tient dans vérifier l’admissibilité avant de présenter.
Étape 2 : Choisir les bonnes entreprises, pas toutes les entreprises
C’est l’étape que la plupart des process sautent, et c’est celle qui fait la différence entre un taux de retour de un sur dix et un sur trois.
Quatre critères de sélection, dans cet ordre :
- La compatibilité de trajet. Un temps de trajet supérieur à ce que le candidat peut réellement tenir en hiver, à sept heures du matin, produira une rupture. Raisonnez en minutes, pas en kilomètres.
- L’historique. Une entreprise qui a déjà accueilli un apprenti chez vous et qui a été bien accompagnée répond plus vite. Votre portefeuille sait cela, à condition qu’il soit tenu.
- Le besoin réel et daté. Une offre publiée il y a trois mois n’est pas un besoin actuel. Un appel de trente secondes vaut mieux qu’un envoi à l’aveugle.
- La capacité à accueillir. Un maître d’apprentissage disponible, une mission identifiée. Une entreprise qui recrute pour combler un manque immédiat sans avoir prévu l’encadrement est une rupture qui s’annonce.
Un cinquième point mérite d’être posé, sans en faire un dogme : la solidité de l’entreprise. Placer un jeune dans une structure en difficulté, c’est risquer une rupture subie, une place vide et une recette perdue. Là où l’information est publique et vérifiable, elle mérite d’être regardée avant l’envoi.
Étape 3 : Sélectionner les offres réellement adaptées
Comparez trois choses seulement : ce que le poste demande de savoir faire au bout de trois semaines, ce que le candidat sait faire aujourd’hui, et ce que la formation apportera pendant le contrat.
Si l’écart entre les deux premières est intégralement couvert par la troisième, l’offre est adaptée. Sinon, elle ne l’est pas : même si l’intitulé correspond.
Étape 4 : Envoyer une mise en relation qui se lit en trente secondes
Un recruteur décide en trente secondes, sur un téléphone, entre deux autres tâches. Votre message doit donc contenir, dans cet ordre : le poste concerné, ce que le candidat sait faire avec un exemple concret, sa disponibilité et son rythme d’alternance, son temps de trajet réel jusqu’au site, et une demande d’action unique.
Ce qu’il ne doit pas contenir : une pièce jointe indispensable à la compréhension, un paragraphe sur votre établissement, et trois questions à la fois.
Le modèle prêt à copier est dans le modèle d’email de mise en relation.
Étape 5 : Suivre les retours entreprise sans relancer à l’aveugle
Chaque envoi doit avoir un état et une date de prochaine action : envoyé, lu, en attente de retour, entretien programmé, refusé, accepté. Sans cela, vous relancez ceux qui ont répondu et vous oubliez ceux qui n’ont rien dit.
Le bon réflexe hebdomadaire tient en une question : quels profils envoyés il y a plus de trois jours n’ont reçu aucune réponse ? C’est la seule liste à traiter le lundi matin.
Étape 6 : Relancer une entreprise qui ne répond pas
Le silence d’une entreprise n’est presque jamais un refus : c’est un message arrivé au mauvais moment. Relancez en rendant la réponse plus facile que le silence, proposez trois issues possibles, dont une qui n’engage à rien (« pas de recrutement en ce moment, je vous rappelle en septembre »).
Après deux relances écrites sans réponse, décrochez le téléphone. Après l’appel, si rien ne bouge, la piste est froide : proposez le candidat ailleurs et gardez l’entreprise pour une prochaine campagne.
Étape 7 : Clore le dossier, dans un sens comme dans l’autre
Une mise en relation qui aboutit se clôt par une signature, une date de démarrage et une entrée dans votre suivi. Une mise en relation qui échoue se clôt aussi : avec le motif, en un mot.
C’est cette clôture explicite qui rend vos chiffres justes, et qui permet à un collègue de reprendre le dossier sans rappeler l’entreprise pour lui poser une question déjà posée.
Ce qui fait échouer une mise en relation par ailleurs bien préparée
Cinq causes reviennent, et aucune ne concerne la qualité du candidat.
- Le délai. Entre l’accord de principe du candidat et l’envoi à l’entreprise, il s’écoule parfois une semaine. C’est un tiers de mois, sur les trois dont dispose l’apprenti.
- Le mauvais interlocuteur. Le message part à l’adresse générique de l’entreprise et n’atteint jamais la personne qui décide.
- La sursollicitation. Le même profil envoyé à quinze entreprises perd sa valeur et abîme votre crédit.
- Le trajet minoré. Le candidat a dit « ça va » pour ne pas perdre l’opportunité. Il tiendra trois semaines.
- L’absence de suite après l’entretien. Personne ne rappelle, ni l’entreprise ni le CFA, et le dossier s’éteint tout seul.
Ces cinq points sont détaillés dans les cinq erreurs qui font échouer un placement.
Pour la partie outillée (pipeline, états, relances programmées) voir rapprocher un candidat et une offre.
Questions fréquentes
Ce qu’on nous demande le plus souvent
Une première relance à trois jours ouvrés, une seconde à cinq jours après la première, puis un appel. Ce sont des points de départ à ajuster selon votre secteur : un artisan lit ses messages le soir, un service de ressources humaines les traite le lundi.
Au-delà de trois sollicitations sans réponse, considérez la piste comme froide et proposez le candidat ailleurs, sans fermer la porte.
Trois à cinq entreprises réellement compatibles, sollicitées sérieusement, valent mieux qu’un envoi à vingt. Un profil qui circule partout perd de la valeur, et deux entreprises qui découvrent qu’elles reçoivent le même dossier au même moment le prennent mal.
Si cinq entreprises pertinentes ne suffisent pas, le problème est en amont, soit la qualification, soit le portefeuille.
Oui, et c’est même nécessaire compte tenu du délai de trois mois. La condition est la transparence : le candidat doit savoir où son dossier a été envoyé, et vous devez pouvoir dire à une entreprise que d’autres pistes existent si elle vous le demande.
Ce qu’il faut éviter, c’est la double promesse, jamais deux entretiens engagés le même jour sans que le candidat le sache.
Demander le motif, en une question fermée et facile à répondre : profil, disponibilité, trajet, ou pas de recrutement en cours. Un motif récurrent sur plusieurs refus est une information sur votre qualification, pas sur vos candidats.
Et remercier : l’entreprise qui prend le temps de répondre non est celle qui dira oui la prochaine fois.
En lui faisant suivre trois dossiers réels de bout en bout avec un binôme, plutôt qu’en lui présentant l’outil. Les sept étapes s’apprennent sur des cas, pas sur un écran.
Donnez-lui aussi les trois modèles de message qu’elle utilisera le plus, et la liste des entreprises historiquement fidèles : c’est ce qui la rendra autonome le plus vite.
Et si on regardait vos dossiers ?
Sur vos cas réels : votre pipeline, vos relances, votre tableau de bord. Vous verrez en direct ce que ça change sur une semaine de travail.