Outils et intégrations
Gestion des alternants : que digitaliser en premier ?
Un tri, pas un projet. Ce qui rapporte dès les premières semaines, ce qui peut attendre le trimestre suivant, et ce qu’il vaut mieux laisser tranquille.
Saïd TamirMis à jour le 3 min de lecture
Digitaliser ne veut pas dire tout remplacer
La plupart des projets de digitalisation de CFA échouent pour la même raison : ils sont trop grands. On veut refaire l’admission, le suivi pédagogique, la relation entreprise et le pilotage en même temps, et au bout de six mois il ne s’est rien passé.
Le tri qui suit part d’une idée simple : dans une chaîne qui va de la candidature à la signature, deux ou trois maillons seulement font perdre du temps tous les jours. Les traiter d’abord change la journée d’une équipe ; les traiter en dernier ne change rien.
Un mot de contexte pour situer l’urgence : le nombre de contrats d’apprentissage a reculé de 5 % en 2025 (DARES (nouvelle fenêtre), 27 février 2026). Ce qui se jouait sur le volume se joue désormais sur la vitesse.
Ce qui rapporte dès le premier mois
La centralisation des candidatures
Tant que les candidatures arrivent par six canaux et atterrissent à cinq endroits, tout le reste est faussé : on ne sait pas combien il y en a, on en perd, et deux conseillers rappellent la même personne.
C’est le premier chantier parce qu’il conditionne tous les autres, et parce qu’il ne dépend de personne d’autre que vous.
Les relances entreprises
C’est le chantier qui produit l’effet le plus visible sur la charge de travail. Trois séquences suffisent : pièces manquantes, confirmation de rendez-vous, relance d’une entreprise sans retour après l’envoi d’un profil.
Une séquence utile s’arrête dès qu’une réponse arrive, et laisse la main au conseiller à tout moment. Nos clients constatent environ deux heures gagnées par jour et par conseiller sur ce type de tâches.
Le suivi des candidats sans entreprise
C’est la liste qu’aucun tableur ne tient correctement, et c’est celle qui compte le plus : qui n’a pas encore de contrat, depuis combien de temps, et combien de jours il lui reste sur les trois mois que lui laisse la loi (article L. 6222-12-1 du code du travail (nouvelle fenêtre)).
Trois chantiers, quelques semaines, et une journée de conseiller transformée. Le reste peut attendre.
Ce qui peut attendre le trimestre suivant
Le tableau de bord de direction. Il est utile, mais il ne se construit correctement qu’à partir de données propres, donc après les trois chantiers ci-dessus. Un tableau de bord alimenté par une saisie incomplète produit des chiffres faux, et un chiffre faux présenté une fois en comité coûte plus cher qu’une absence de chiffre.
L’espace candidat en libre-service, la gestion fine des événements, l’enrichissement automatique des fiches entreprise : tout cela apporte, et rien de tout cela ne change une journée de travail dès la première semaine.
Ce qu’il ne faut surtout pas toucher : votre ERP
C’est le conseil le plus important de cet article, et il va à l’encontre de ce qu’on entend habituellement d’un éditeur.
Votre progiciel de gestion porte la contractualisation, les Cerfa, la facturation, les sessions et la certification. Il fonctionne. Le remplacer représente un projet de plusieurs mois, une migration de données, une reformation complète des équipes, et cela ne résoudra pas votre problème de placement, parce que ce n’est pas ce qu’un ERP fait.
Yparéo est le système d’enregistrement. Un outil de placement est le système d’action.
Le premier répond à « le dossier est-il conforme ? », le second à « qui je relance aujourd’hui ? ». La bonne architecture consiste à garder le premier et à brancher le second dessus : voir garder son ERP et brancher le reste dessus.
Si vous hésitez encore sur la catégorie d’outil qui vous manque, ERP, CRM ou ATS : lequel vous manque pose les quatre questions qui permettent de trancher.
Le piège du projet trop grand
Trois symptômes annoncent un projet qui n’aboutira pas : un cahier des charges de quarante pages, un comité de pilotage de huit personnes, et une date de mise en service à neuf mois.
La méthode qui fonctionne est inverse. Un périmètre restreint (une formation, un site), une mise en service en 48 heures, un usage réel dès la semaine suivante, et un élargissement quand ça tourne. Vous apprendrez plus en trois semaines d’usage qu’en trois mois de spécifications.
Si le tri de cet article vous a convaincu, la méthode complète tient en dix étapes : la méthode complète en dix étapes. Et pour voir le périmètre couvert, ce que couvre une plateforme de placement.
Questions fréquentes
Ce qu’on nous demande le plus souvent
Pas au sens d’un projet informatique, ni serveur, ni développement, ni intégrateur. Le coût est un abonnement et du temps d’équipe.
Le poste à ne pas sous-estimer, c’est ce temps d’équipe : une à deux journées pour cadrer, puis une heure par semaine pendant le premier trimestre.
48 heures pour la mise en service : paramétrage, reprise du portefeuille et des candidats en cours, ouverture des comptes, connexion des agendas.
À ne pas confondre avec la conduite du changement, qui se planifie sur un trimestre. Ce sont deux durées différentes, et les confondre fait renoncer des directeurs qui n’ont pas trois mois devant eux.
En commençant par ce qui lui enlève du travail, pas par ce qui vous donne des chiffres. La relance automatique des pièces manquantes, par exemple, se voit dès la deuxième semaine.
Et en disant clairement à quoi servent les vues d’équipe : répartir la charge, pas classer les personnes. Cette phrase, dite au début, évite six mois de résistance passive.
Vous voulez voir ce que ça donne sur vos dossiers ?
On ouvre la plateforme sur votre cas : vos candidats, vos entreprises, vos relances en retard. Pas de diaporama.