Comment obtenir un retour entreprise après une mise en relation

Le silence d’une entreprise n’est pas une réponse

Quand un profil part et que rien ne revient, deux choses se produisent en même temps. Le candidat attend, sans savoir. Et le conseiller, faute d’information, ne peut ni le repositionner ni le rassurer.

C’est le coût réel du silence : il n’est pas dans le refus qu’il cache, il est dans l’immobilisation. Une entreprise qui répond « non » en trois mots vous rend un service, vous replacez le candidat le jour même. Une entreprise qui ne dit rien vous coûte trois semaines.

Et ces trois semaines sont comptées : l’apprenti dispose de trois mois pour trouver un employeur, sous statut de stagiaire de la formation professionnelle, le CFA l’assistant dans cette recherche (article L. 6222-12-1 du code du travail (nouvelle fenêtre)).

Rendre le retour plus facile que le silence

C’est le principe qui gouverne tout ce qui suit : si répondre demande moins d’effort que ne pas répondre, on obtient une réponse.

Un retour en un clic, sans compte à créer

Chaque étape supplémentaire (se connecter, retrouver un mot de passe, ouvrir une pièce jointe) divise le taux de réponse. Le retour doit se donner depuis le message lui-même, sur un téléphone, en une action.

Un recruteur de PME lit ses messages entre deux tâches, souvent debout. Tout ce qui suppose un ordinateur sera reporté, et un report est une non-réponse.

Trois réponses possibles, pas un formulaire

Ne demandez pas une appréciation, demandez un choix :

• « On le reçoit » : vous calez l’entretien dans la foulée ;
• « Pas ce profil » : vous demandez ce qui manquait et proposez autre chose ;
• « Pas de recrutement en ce moment » : vous notez la période de rappel et vous passez à la suite.

Trois options couvrent la quasi-totalité des situations, et la troisième est indispensable : elle offre une sortie honorable à l’entreprise qui n’a rien à vous proposer. Sans elle, elle ne répond pas du tout.

Relancer par paliers, sans repartir de zéro à chaque fois

Une relance efficace ne répète pas le message initial : elle ajoute quelque chose. Une disponibilité qui a changé, un second profil, une date limite réelle, une information utile à l’entreprise.

Le rythme qui fonctionne : première relance écrite à trois jours ouvrés, seconde à huit jours avec un élément nouveau, puis appel. Après l’appel sans résultat, on ferme la piste, sans fermer la relation. Le détail est dans automatiser ses relances sans devenir insistant.

Garder une trace de ce qui s’est dit

Chaque échange doit laisser une ligne dans la fiche de l’entreprise : date, canal, interlocuteur, sujet, prochaine action. Trente secondes, sur le moment.

Trois bénéfices, dont deux sont invisibles jusqu’au jour où ils manquent. Vous pouvez commencer un appel par « vous m’aviez dit de vous rappeler après la rentrée », ce qui change la nature de la conversation. Un collègue peut reprendre le dossier sans reposer une question déjà posée. Et quand un conseiller part, la relation reste dans l’établissement : c’est ce que décrit l’historique des échanges avec chaque entreprise.

Exploiter un retour, même négatif

Un refus contient une information exploitable, à condition d’avoir demandé laquelle.

« Pas le bon profil » n’apprend rien. « Trop loin pour un démarrage à 7 h », « il nous faut quelqu’un qui a déjà travaillé en équipe », « on cherchait plutôt un contrat de deux ans » sont des indications précises : elles disent quoi présenter la prochaine fois, à cette entreprise et à ses voisines.

Notez le motif dans la fiche entreprise, pas seulement dans le dossier candidat. C’est la fiche entreprise qui servira dans six mois.

Ce qu’un retour vous apprend sur votre qualification en amont

C’est le bouclage que la plupart des services ne font pas.

Prenez vos vingt derniers refus et regardez la répartition des motifs. Si le trajet revient cinq fois, ce n’est pas un problème de candidats : c’est que la mobilité réelle n’est pas assez creusée à la qualification. Si la disponibilité revient quatre fois, le calendrier d’alternance n’est pas assez explicité au moment de la présentation.

Autrement dit : un motif de refus récurrent est un défaut de qualification, pas un défaut de candidat. C’est l’analyse la plus rentable qu’un responsable de service puisse faire, elle prend une heure par trimestre, et elle renvoie directement à la qualification en amont.

Ce qu’il faut mettre en place cette semaine

Trois gestes, sans outil particulier :

1. Ajouter les trois options de réponse à votre message de mise en relation.
2. Programmer la relance à trois jours dès l’envoi, plutôt que de compter dessus de mémoire.
3. Demander un motif à chaque refus, en question fermée, et le noter dans la fiche entreprise.

Le processus complet, de la vérification de l’admissibilité à la clôture du dossier, est décrit dans les 7 étapes d’une mise en relation.