Fiche entreprise : les champs qui servent vraiment

Une fiche entreprise n’est pas un annuaire

Un annuaire répond à « comment les joindre ». Une fiche entreprise doit répondre à trois questions bien plus utiles : qui décide, ce qui s’est passé la dernière fois, et ce qu’ils cherchent réellement.

C’est la différence entre une base qu’on consulte une fois par an et un outil de travail quotidien. Et c’est la raison pour laquelle ajouter des champs n’améliore pas une fiche : une fiche à quarante champs n’est jamais remplie, donc jamais fiable, donc jamais consultée.

Voici ce qui sert.

L’identité : SIRET, convention collective, opérateur de compétences, effectif

Ces informations paraissent administratives ; elles sont opérationnelles.

Le numéro d’établissement est la seule clé fiable pour éviter les doublons et pour retrouver une entreprise dont la raison sociale a changé.

La convention collective applicable détermine des éléments concrets de la relation : grille, durée, conditions particulières. Un conseiller qui l’ignore découvre le sujet au mauvais moment, devant l’employeur.

L’opérateur de compétences de rattachement conditionne le circuit de financement. Le connaître avant le premier appel évite l’aller-retour qui fait perdre une semaine.

L’effectif change la conversation : les aides à l’embauche ne sont pas les mêmes au-dessus et en dessous de 250 salariés, et, pour les entreprises de 250 salariés et plus, l’aide est conditionnée à un effectif d’alternants d’au moins 5 %, ou à des critères alternatifs de progression (décret n° 2026-168 du 6 mars 2026 (nouvelle fenêtre)).

Les interlocuteurs : le décideur n’est presque jamais le premier contact

Une fiche utile distingue au minimum trois rôles :

• le contact administratif, qui gère le dossier et les documents ;
• le décideur, qui dit oui : souvent le dirigeant dans une PME ;
• le maître d’apprentissage, qui accueillera le jeune au quotidien.

C’est le troisième qu’on néglige, et c’est celui qui détermine si le contrat tiendra. Notez son prénom, sa disponibilité, et ce qu’il attend d’un alternant. Un maître d’apprentissage qui s’est senti accompagné en reprendra un l’année suivante.

L’historique, ce qui a été proposé, et ce qui a été refusé

Une ligne par échange : date, canal, interlocuteur, sujet, prochaine action. C’est le champ le plus rentable de toute la fiche.

Il permet trois choses. Reprendre un appel là où il s’était arrêté, ce qui transforme une sollicitation en relation. Passer le dossier à un collègue sans lui faire reposer les mêmes questions. Et surtout, conserver la relation quand un conseiller part : sans historique, un départ efface plusieurs années de travail.

Notez aussi les refus et leurs motifs. Trois refus pour cause de trajet chez la même entreprise disent quelque chose de précis sur les profils à lui présenter.

Les préférences : profils, périodes, contraintes réelles

Chaque entreprise a deux ou trois exigences qu’elle n’écrit jamais dans une offre : un horaire de démarrage, une contrainte de permis, une tolérance faible sur les retards, une préférence pour un profil ayant déjà travaillé en équipe.

Ces informations s’apprennent au premier placement et se perdent aussitôt si elles ne sont pas notées. Ce sont pourtant elles qui font la différence entre un envoi pertinent et un envoi au hasard.

Notez aussi la période de recrutement habituelle. Une entreprise qui décide toujours en mai n’a pas besoin d’être relancée en février : elle a besoin d’être appelée en avril.

Arrêter de remplir ces champs à la main

Une partie de ce qui précède est publique et structurée : identité de l’établissement, activité, effectif, convention collective applicable, opérateur de compétences de rattachement. Ces informations n’ont aucune raison d’être saisies à la main, ni d’être vérifiées une par une.

Récupérées à partir du numéro d’établissement, elles produisent trois effets immédiats : la fiche est complète avant le premier appel, elle reste juste quand l’entreprise déménage ou change de dirigeant, et le conseiller consacre son temps à ce qui ne s’automatise pas, les interlocuteurs, l’historique, les préférences.

C’est exactement la réponse à la douleur que décrivent les conseillers : « je passe ma journée à chercher le bon interlocuteur et la bonne convention collective ». Voir une base entreprises qui se tient à jour toute seule.

Ce qu’on ne met pas dans une fiche entreprise

Trois catégories, souvent par habitude et toujours à tort.

Les appréciations personnelles sur des individus. « Peu commode », « ne comprend rien ». Ces mentions n’ont aucune valeur opérationnelle, elles sont accessibles à la personne concernée si elle exerce son droit d’accès, et elles vous mettent en difficulté le jour où elles remontent.

Les données personnelles des candidats. Une fiche entreprise contient des échanges au sujet de candidats, pas leurs dossiers. Rien sur la santé, la situation familiale ou l’origine, ni ici, ni ailleurs.

Les informations qu’on ne mettra jamais à jour. Le chiffre d’affaires de 2019, l’organigramme d’il y a trois ans. Une information périmée dans une fiche est pire qu’une information absente : quelqu’un s’en servira.

Par où commencer

Prenez vos vingt entreprises les plus actives et complétez, pour chacune, quatre choses seulement : le numéro d’établissement, le nom du décideur, le nom du maître d’apprentissage, et la date du dernier échange avec son objet.

Vous verrez la différence dès la première semaine de campagne. La méthode complète pour tenir un portefeuille dans la durée est dans faire durer un partenariat entreprise, et l’usage quotidien dans la journée d’un chargé de relations entreprises.