Connecter Yparéo, Outlook et Gmail à Pyramide

Pourquoi connecter plutôt que remplacer

Commençons par la phrase qui évite les malentendus, et qui ne changera pas :

Yparéo est le système d’enregistrement. Pyramide est le système d’action.

Yparéo répond à « le dossier est-il conforme ? ». Pyramide répond à « qui je relance aujourd’hui pour placer ce jeune avant la fin des trois mois ? ».

Pyramide ne remplace pas Yparéo. Il ne gère ni vos Cerfa ni votre facturation. Il s’occupe de ce qu’Yparéo ne fait pas : placer.

Cette complémentarité n’est pas un argument commercial, c’est une conséquence de ce que sont ces deux outils. Un progiciel de gestion est fait pour que rien ne se perde et que tout soit justifiable : sa qualité première est la rigueur. Un outil de placement est fait pour qu’une action parte aujourd’hui : sa qualité première est la vitesse. On ne demande pas les deux au même logiciel.

D’où la règle qui gouverne toute la connexion : on ne déplace pas ce qui fonctionne, on le branche.

Ce qui se synchronise avec Yparéo, et dans quel sens

Le principe de la connexion tient en trois idées.

Un référentiel commun des personnes et des organisations. Candidats, apprenants, entreprises et contacts existent une seule fois, avec un identifiant partagé. C’est ce qui supprime la double saisie : une adresse corrigée d’un côté n’a pas à être retapée de l’autre.

Un sens de circulation décidé objet par objet. Pour chaque type d’information, on désigne l’outil qui fait référence. Ce qui touche au dossier administratif, à l’inscription, au contrat et à la facturation reste piloté par l’ERP. Ce qui touche à la relation, aux échanges, aux mises en relation et aux relances est piloté par l’outil de placement.

Un moment de bascule. Un candidat suivi côté placement devient, une fois le contrat signé, un apprenant suivi côté gestion. C’est ce point de passage qu’il faut décrire précisément : c’est là que les organisations perdent de l’information.

La synchronisation avec Yparéo fonctionne dans les deux sens : ce qui est créé dans Pyramide remonte dans l’ERP, et ce qui est enregistré dans l’ERP alimente Pyramide. Le détail des objets synchronisés et le périmètre retenu dépendent de votre version, de vos options et de votre organisation. Il est établi avec vous lors de l’audit de connexion, avant tout paramétrage, et consigné par écrit. Le fonctionnement du connecteur est décrit sur le connecteur Yparéo natif.

Ce qui reste dans Yparéo, et qui doit y rester

Dire ce que l’outil ne fait pas est la façon la plus rapide d’être cru sur ce qu’il fait. Restent dans votre ERP, sans discussion :

• les Cerfa et la contractualisation ;
• la facturation et le suivi des financements ;
• la gestion des sessions, des groupes et des emplois du temps ;
• l’émargement pédagogique et le suivi de la formation ;
• les bulletins, les évaluations et la certification.

Si un éditeur vous propose de reprendre tout cela, posez-lui la question du coût de la reprise et de la conformité. Ce n’est pas le sujet d’un outil de placement, et c’est précisément la frontière que décrit la page du connecteur, objet par objet.

Combien de temps prend la connexion

Opérationnel en 48 heures. Deux jours entre la décision et le premier usage réel : paramétrage, reprise du portefeuille d’entreprises et des candidats en cours, ouverture des comptes, connexion des agendas et des messageries.

Ce délai surprend les établissements habitués aux projets de système d’information. La raison est simple : il n’y a ni serveur à installer, ni migration de données historiques, ni développement spécifique. On branche, on reprend l’existant utile, on ouvre.

Toute mention de « trente à soixante jours » ou de « deux à quatre semaines » relève d’un autre type de projet, un changement d’ERP, précisément ce que la connexion évite. Le déroulé de l’audit de connexion, mené avec le fondateur, est décrit sur la page dédiée à l’intégration Yparéo.

Ce que votre équipe doit préparer avant de commencer

Quatre questions, à trancher avant le rendez-vous de connexion. Elles prennent une heure et évitent trois semaines de flottement.

1. Qui détient les accès ? Nommez la personne qui possède les identifiants techniques de votre ERP et celle qui administre vos comptes de messagerie.
2. Quel périmètre ? Un site pilote ou tous les sites ? Une formation ou tout le catalogue ? Un démarrage sur un périmètre restreint permet d’ajuster avant de généraliser.
3. Quel référentiel fait foi ? Pour chaque type d’information, lequel des deux outils décide en cas de divergence. C’est la décision la plus structurante, et elle est de nature organisationnelle, pas technique.
4. Qui voit quoi ? Les droits par site, par rôle et par formation. À poser dès le départ : c’est plus difficile à démêler après trois mois d’usage.

Connecter Outlook ou Microsoft 365

L’objectif est qu’un conseiller n’ait pas deux agendas. Concrètement, la connexion permet trois choses : les disponibilités réelles du conseiller sont prises en compte quand un rendez-vous se cale, un rendez-vous pris dans l’outil de placement apparaît dans son agenda habituel, et les échanges avec une entreprise sont rattachés à la bonne fiche sans copier-coller.

La connexion se fait compte par compte, avec l’accord de chaque utilisateur. Un conseiller qui ne veut pas connecter sa messagerie continue de travailler normalement : il perd la reprise automatique des échanges, rien d’autre.

Connecter Gmail et Google Agenda

Le fonctionnement est identique côté Google : authentification par le compte professionnel de l’établissement, prise en compte des disponibilités, création des rendez-vous dans l’agenda habituel avec ses notifications.

Un point d’attention pour les établissements en environnement mixte, où certains conseillers sont sur Microsoft et d’autres sur Google : les deux connexions coexistent sans difficulté, mais l’affichage des disponibilités partagées entre les deux univers dépend de vos propres réglages d’annuaire.

Où sont hébergées les données qui transitent

C’est la deuxième question d’un directeur, juste après « est-ce que ça marche avec Yparéo ». La réponse : données hébergées en France, traitement conforme au RGPD, y compris pour les traitements assistés par intelligence artificielle.

Ce point n’est pas décoratif. Vous traitez des données de personnes souvent mineures, et vous êtes responsable de traitement pour la plupart d’entre elles. Le détail des sous-traitants, des durées de conservation et des droits des personnes est sur hébergement des données en France.

Ce que la connexion ne fait pas

Trois précisions qui évitent des déceptions :

• Elle ne nettoie pas vos données. Si votre base d’entreprises comporte des doublons, la connexion les rendra visibles, ce qui est déjà un service, mais le dédoublonnage reste un travail à faire.
• Elle ne remplace pas une décision d’organisation. Si deux services travaillent aujourd’hui sans se parler, brancher leurs outils ne les fera pas se parler.
• Elle ne fait pas remonter l’historique ancien. Il reste consultable là où il est.

Et si vous n’avez pas Yparéo

Le raisonnement est le même avec un autre progiciel de gestion : la question n’est pas la marque de l’ERP, c’est de savoir quel outil répond à quelle question. Le sujet est traité de façon générale dans ERP, CRM ou ATS : ce que fait chacun, et la liste des connexions disponibles sur les autres outils que Pyramide sait brancher.

Si vous partez d’une organisation encore largement manuelle, commencez plutôt par le tri de ce qu’il faut digitaliser d’abord.