Relances candidats
La pièce qui manque se réclame toute seule
Vous définissez la liste des pièces attendues, la plateforme compare, et relance le candidat par courriel ou par SMS jusqu’à réception. La règle s’arrête quand le document arrive.
45 minutes · sans engagement · en visio
Le problème
Ce n’est pas la relance qui coûte cher, c’est de se rappeler qu’il faut la faire
Réclamer une pièce prend deux minutes. Tenir dans sa tête, pour cent vingt candidats, lesquels ont déposé quoi, qui a été relancé la semaine dernière et qui ne l’a jamais été, c’est une charge mentale permanente. Elle ne se voit dans aucun tableau de bord et elle est la première à sauter quand la semaine se remplit.
Ce qui se passe alors est toujours le même. Les dossiers incomplets s’accumulent sans que personne ne l’ait décidé. On s’en aperçoit au moment de la commission d’admission, quand il est trop tard pour réclamer quoi que ce soit, et le candidat qui aurait pu être admis ne l’est pas parce qu’il manquait un justificatif que personne ne lui a redemandé.
Le vrai coût n’est pas le temps de la relance, c’est la place vide à la rentrée. Et elle se joue en amont, pendant les semaines où le dossier attend une pièce que personne ne réclame.
La réponse
Une règle de relance candidat, en clair
Elle se paramètre une fois, par formation, et elle travaille ensuite sans que personne n’y pense. Voici ce qu’elle contient.
Le déclencheur est la pièce, pas la date
« Ce candidat n’a pas déposé sa pièce d’identité. » Ce n’est pas un rappel calendaire posé dans un agenda, c’est l’état réel de son dossier. La relance part parce qu’il manque quelque chose, et elle s’arrête d’elle-même le jour où le document arrive. Personne n’a à penser à la désactiver.Vous choisissez quels documents comptent
Toutes les pièces n’ont pas le même poids. Vous désignez celles qui déclenchent une relance et celles qui attendent, et vous décidez si la règle se déclenche dès qu’il en manque une ou seulement quand le dossier est loin d’être complet. Une convention de stage et un justificatif de domicile n’ont pas à réveiller la même alerte.Le périmètre est le vôtre, formation par formation
Une règle ne s’applique pas à tout l’établissement par défaut. Vous la posez sur les formations concernées, et sur les candidatures qui sont dans l’état qui vous intéresse : en cours, soldée, clôturée. Un BTS qui ferme ses inscriptions en juin n’a pas la même urgence qu’un CAP qui recrute jusqu’en octobre.Le SMS existe parce que le courriel ne suffit pas
Un candidat de dix-huit ans ne lit pas sa boîte mail tous les jours. Vous envoyez par courriel, par SMS, ou par les deux, et vous choisissez la cadence : quotidienne quand la date limite approche, mensuelle le reste du temps. Un filtre permet même de viser ceux qui ne se sont jamais connectés à leur espace.Le conseiller reprend la main quand il veut
La règle travaille pendant qu’il fait autre chose, elle ne décide rien à sa place. Il voit ce qui est parti, il peut interrompre une relance sur un dossier précis, écrire lui-même, ou appeler. La plateforme rend du temps sur ce qui est répétitif ; elle ne prend pas la relation.
Paramétrages / Relances e-mail
Relances e-mail6 relances
Relances envoyées
3 214
total cumulé
Candidats concernés
3 048
sur la période
Règles actives
4 sur 6
paramétrées une fois
L’objection
Automatiser la relance d’un candidat, est-ce que ce n’est pas le braquer ?
C’est l’objection qu’on entend le plus, et elle mérite mieux qu’une réponse commerciale. Ce qui braque un candidat, ce n’est pas d’être relancé : c’est de recevoir trois fois le même message générique, ou de découvrir en septembre qu’on ne lui a jamais dit ce qui manquait.
Une règle bornée fait l’inverse. Elle dit précisément quelle pièce manque, elle s’arrête à la réception, elle plafonne, et elle passe la main au conseiller au lieu d’insister. Le candidat reçoit moins de messages qu’avec une relance manuelle en rafale, et il reçoit des messages qui servent à quelque chose.
Reste la part qui ne s’automatise pas, et il ne faut pas prétendre le contraire. Un candidat qui ne dépose rien depuis trois semaines n’a généralement pas un problème de rappel : il hésite, il a trouvé ailleurs, ou il a besoin d’aide pour obtenir la pièce. C’est là que le conseiller reprend, et c’est pour cela qu’on lui rend du temps.
La relance de vos entreprises partenaires, de l’autre côté de la chaîne
Objections
Questions fréquentes
Parce que la liste des pièces attendues est la vôtre : vous la définissez par formation, et le dossier du candidat se compare à cette liste en permanence. Il n’y a pas de saisie intermédiaire, pas de case à cocher par un conseiller. Ce qui n’est pas déposé est manquant, et ce qui est déposé sort de la liste.
Non. Le message nomme la formation visée, les documents précisément attendus et la date limite. Vous voyez l’aperçu avant d’activer la règle, vous ajustez le ton, et vous figez le modèle. Le candidat sait quoi déposer et où, pas seulement qu’il lui manque « des pièces ».
La règle a une cadence et une limite. Au-delà, elle s’arrête et la main repasse au conseiller, qui voit dans le dossier tout ce qui a été tenté. On ne harcèle personne, et l’absence de réponse devient elle-même une information : c’est souvent le signe qu’il faut appeler, ou que le candidat s’est réorienté.
Non, et ce serait un contresens. La relance de pièces est la partie répétitive du métier, celle qu’on fait le soir en retard et qu’on oublie une fois sur trois. Ce qui demande un jugement, appeler un candidat qui décroche, arbitrer une dérogation, rassurer une famille, reste entièrement au conseiller. C’est précisément ce que les heures rendues permettent de faire.
Non, et les deux outils ne jouent pas le même rôle. Yparéo est votre système d’enregistrement : il sait ce qu’un dossier doit contenir une fois l’apprenti inscrit. Pyramide est votre système d’action : il relance pendant la phase où le candidat n’est encore inscrit nulle part. Les informations collectées remontent ensuite, sans ressaisie.
Les envois partent depuis la plateforme et chaque message, chaque réponse et chaque document reçu s’inscrivent dans un journal horodaté, attaché au dossier du candidat. Les données sont hébergées en France, chez un éditeur français, et ne sont jamais mutualisées entre établissements.
Écrivez votre première règle de relance candidat en démo
45 minutes, sur une de vos formations : on liste les pièces que vous attendez, on écrit la règle, et vous voyez le message exact que recevra le candidat.