CRM pour CFA : ce que le terme recouvre

Un CRM pour CFA est un logiciel qui suit chaque candidature d’un centre de formation d’apprentis, du premier contact jusqu’au contrat signé. Il gère les admissions, le portefeuille d’entreprises partenaires et la mise en relation des candidats avec les employeurs. Il se connecte au système de gestion administrative de l’établissement, qu’il ne remplace pas.

Le CRM suit des relations, l’ATS suit des candidatures. Dans un CFA, les deux besoins sont indissociables : une candidature n’aboutit que si une entreprise l’accueille, et une entreprise ne se mobilise que si on lui présente un candidat. C’est pourquoi les outils du secteur portent le plus souvent les deux fonctions, et se décrivent comme des CRM ATS plutôt que comme l’un ou l’autre.

Non, et aucun éditeur sérieux ne le prétend. Le SI de gestion porte le contrat, le Cerfa, la transmission à l’OPCO, la facturation et les preuves d’audit : c’est une responsabilité réglementaire, et c’est lui qui fait foi en cas de contrôle. Le CRM travaille en amont et lui transmet ce qu’il a collecté. Les deux cohabitent, et la question qui compte au moment de choisir est celle de l’interfaçage : ce qu’il reste à ressaisir à la main une fois les deux installés.

Cela dépend d’un seul critère : y a-t-il un travail de placement à organiser. Un établissement dont les apprentis arrivent déjà avec leur employeur n’en a pas besoin. Un établissement dont les conseillers cherchent les entreprises, relancent les candidats et suivent des mises en relation le fait aujourd’hui dans une boîte aux lettres partagée et un tableur : c’est exactement la fonction qu’un CRM porte.

Un CRM généraliste connaît des sociétés, des contacts et des opportunités. Il ne connaît ni le candidat, ni l’offre d’alternance, ni la mise en relation, ni le délai de trois mois, ni le NPEC, ni l’OPCO. Ces objets doivent donc être créés, puis maintenus à chaque évolution réglementaire. Le coût d’abonnement est souvent plus bas ; le coût total l’est rarement.

Par reprise d’export, pas par connexion directe : Parcoursup et Affelnet sont des plateformes d’État, et il n’existe pas de connecteur officiel pour un éditeur privé. La bonne question à poser en démonstration est donc : que se passe-t-il exactement quand je dépose mon export, et que reste-t-il à faire à la main ensuite. Affelnet, canal de recrutement post-troisième pour les CAP et les bacs professionnels, est absent de la plupart des cahiers des charges alors qu’il alimente une part importante des CFA.

Les éditeurs de cette famille publient rarement une grille, et nous n’avancerons aucun chiffre pour les autres. Trois variables reviennent partout : le nombre d’utilisateurs, le volume de candidatures ou d’apprentis, et le nombre de sites. Demandez systématiquement ce que couvre la mise en service, si le connecteur vers le SI de gestion est compris, et ce qu’il advient de vos données si vous partez.

La catégorie compte une poignée d’éditeurs français, dont Pyramide, qui publie cette page. Leurs centres de gravité diffèrent, et c’est le critère de choix le plus utile : certains partent du recrutement d’étudiants dans l’enseignement supérieur, d’autres des services carrières des écoles, d’autres de l’alternance. Aucun ne remplace le système de gestion administrative. Nos pages comparatives situent Pyramide face aux outils auxquels il est le plus souvent comparé, et notre guide d’achat décrit les quatre familles du marché sans classer de produit.