Définition
ATS pour CFA : définition, fonctions, différence avec un logiciel de gestion
Un ATS suit les candidatures. Dans un CFA, ce suivi ne s’arrête pas à l’admission : il va jusqu’au contrat avec une entreprise, là où le logiciel de gestion prend le relais.
Mis à jour le
En deux phrases
La définition
Un ATS pour CFA est un logiciel de suivi des candidatures qui mène chaque candidat d’un centre de formation d’apprentis de sa candidature à son admission, puis jusqu’au contrat avec une entreprise d’accueil. Il se distingue du logiciel de gestion, qui établit le contrat, le Cerfa et la facturation OPCO une fois l’employeur trouvé.
Le mot vient du recrutement en entreprise, où l’ATS s’arrête à l’embauche. Dans un CFA, l’ordre est inversé : le candidat est admis par l’établissement avant d’avoir un employeur, puis doit trouver son entreprise d’accueil. Un ATS pour CFA couvre donc deux étapes qu’un ATS d’entreprise ignore : l’attente d’un employeur et la mise en relation.
Les fonctions
Ce que fait un ATS pour CFA, dans l’ordre du dossier
1. Recevoir les candidatures au même endroit
Formulaire en ligne, journée portes ouvertes, salon, reprise des exports Parcoursup et Affelnet : chaque candidature arrive dans une seule liste, avec son origine.
2. Compléter le dossier
Le candidat dépose ses pièces et voit ce qui manque. Les dossiers incomplets sont relancés par e-mail ou SMS sans qu’un conseiller ait à les repérer.
3. Décider de l’admission
Le rendez-vous d’admission se réserve sur les créneaux libres d’un conseiller, et la décision s’enregistre dans le dossier, visible de toute l’équipe.
4. Suivre les admis sans entreprise
Un candidat admis n’est pas encore un apprenti. L’ATS d’un CFA garde la liste des admis qui attendent un employeur, ce qu’un ATS d’entreprise ne connaît pas.
5. Mettre en relation et transmettre
Le profil est proposé aux offres des entreprises partenaires, la réponse est tracée, puis le dossier part vers le logiciel de gestion qui établira le contrat.
La frontière
ATS ou logiciel de gestion : qui fait quoi
| Critère | ATS pour CFA | Logiciel de gestion |
|---|---|---|
| Moment | Avant le contrat : de la candidature à la signature avec l’entreprise. | À partir du contrat : de la signature à la fin de la formation. |
| Ce qu’il porte | Candidatures, pièces, entretiens, décisions d’admission, mises en relation. | Contrat et Cerfa, dépôt à l’OPCO, facturation, émargement, enquêtes réglementaires. |
| Qui s’en sert | Chargés d’admission, conseillers, relations entreprises. | Service administratif et financier, scolarité. |
| La question à laquelle il répond | « Où en est ce candidat, et qui l’a en main ? » | « Le dossier est-il conforme ? » |
L’un ne remplace pas l’autre. Le logiciel de gestion fait foi en cas de contrôle ; l’ATS lui transmet ce qu’il a collecté. Le critère de choix décisif est la connexion entre les deux : ce qu’un conseiller doit encore ressaisir une fois le candidat placé. Un exemple : la synchronisation entre Pyramide et Yparéo.
Dans un CFA, l’ATS va presque toujours avec un CRM, qui suit les entreprises partenaires : une candidature n’aboutit que si une entreprise l’accueille. C’est pourquoi les outils du secteur se présentent comme des CRM ATS. Ce que recouvre un CRM pour CFA.
Avant de choisir
Quatre questions à poser en démonstration
- Je dépose mon export Parcoursup ou Affelnet : que reste-t-il à faire à la main ?
- Où vois-je la liste des candidats admis qui n’ont pas encore d’entreprise ?
- Une fois le candidat placé, qu’est-ce qui part dans mon logiciel de gestion, et dans quel sens ?
- Combien coûte la connexion à mon logiciel de gestion, et est-elle comprise dans le prix ?
Questions
Questions fréquentes sur les ATS pour CFA
ATS est l’abréviation d’applicant tracking system, logiciel de suivi des candidatures. Le terme vient du recrutement en entreprise. Dans un CFA, il désigne l’outil qui suit le candidat de sa candidature jusqu’au contrat d’apprentissage.
L’ATS travaille avant le contrat : candidatures, pièces, admission, mise en relation avec une entreprise. Le logiciel de gestion travaille à partir du contrat : Cerfa, dépôt à l’OPCO, facturation, émargement. Les deux se complètent, et la question à poser est ce qu’il reste à ressaisir de l’un à l’autre.
Cela dépend du travail de placement. Si vos apprentis arrivent avec leur employeur, un module de préinscription suffit souvent. Si vos conseillers cherchent des entreprises pour des candidats admis et suivent des mises en relation, comparez la profondeur des deux sur ce point précis, à l’écran.
Les éditeurs publient rarement une grille complète. Pyramide affiche un prix à partir de 350 € HT par mois. Les variables habituelles sont le nombre d’utilisateurs, le volume de candidatures et le nombre de sites ; demandez si la connexion au logiciel de gestion est comprise.
Voir un ATS pour CFA sur vos propres candidatures
45 minutes avec votre volume de candidatures et votre logiciel de gestion : nous vous montrons le parcours d’un candidat, de la candidature au projet de contrat.
45 minutes · sans engagement · en visio