Guide et outil à télécharger
Cahier des charges d’un CRM pour CFA : cadrer, consulter, comparer
Un bon cahier des charges de CRM pour CFA décrit vos situations de travail, pas une liste de fonctions : d’où viennent vos candidats, ce que deviennent leurs dossiers, comment vous les placez en entreprise. La grille à télécharger sert à la fois de cahier des charges et de grille de notation des éditeurs.
Pages floutées : la version complète arrive par e-mail.
Recevoir le cahier des charges
- La grille Excel de soixante-cinq critères pondérés, avec question à poser et preuve attendue en démonstration pour chacun.
- Un onglet de comparaison pour 4 éditeurs : notes de 0 à 3, scores par famille et total calculés, critères éliminatoires signalés.
- Une synthèse avec classement des seules offres recevables.
- Le guide PDF de 5 pages : cadrage du besoin, cinq erreurs à éviter, scénario de démonstration type, mode d’emploi de la grille.
Cadrer le besoin avant d’écrire
Un cahier des charges écrit avant ce cadrage décrit l’outil qu’on imagine, pas le travail qu’on fait. Cinq questions suffisent : vos flux (candidatures par an, sources, formations, sites), votre parcours réel de la première prise de contact au contrat signé, vos utilisateurs quotidiens et ponctuels, les indicateurs que la direction attend, et vos contraintes (logiciel de gestion, règle d’achat, exigences du délégué à la protection des données, budget sur trois ans).
Le parcours réel est la question la plus utile : chaque ressaisie, chaque fichier parallèle et chaque relance faite à la main que vous y repérez devient un critère.
Les cinq erreurs qui faussent une consultation
Recopier la plaquette d’un éditeur : des critères écrits avec le vocabulaire d’un produit le font gagner d’avance. En achat public, le code de la commande publique interdit en principe de désigner une marque ou un produit déterminé dans les spécifications.
Tout classer en obligatoire : plus aucune offre ne se distingue. Une dizaine de critères éliminatoires suffit, le reste se pondère.
Laisser l’éditeur dérouler sa démonstration, comparer des prix qui ne mesurent pas la même chose, oublier la sortie : le guide détaille comment imposer un scénario, demander un coût total sur trois ans à vos volumes, et exiger avant de signer le format, le délai et le coût de restitution de vos données.
Noter en démonstration
Envoyez le même scénario à chaque éditeur, avec des données fictives : une candidature déposée depuis un téléphone, une pièce manquante relancée, un entretien réservé, une offre d’entreprise proposée, les informations du contrat collectées, l’inscription transmise au logiciel de gestion.
Notez de 0 à 3 sur une échelle fixée à l’avance : 0 si la fonction est absente ou seulement annoncée, 1 si elle passe par un contournement, 2 si elle est démontrée avec un paramétrage de l’éditeur, 3 si vos équipes la règlent seules. Deux notateurs au moins, dont un utilisateur quotidien.
Ce que mesure la grille
Les soixante-cinq critères couvrent treize familles : candidatures et admissions, dossier et pièces, rendez-vous, communication avec les candidats, relation entreprise, mise en relation et placement, contrat et lien avec le logiciel de gestion, pilotage, intégrations, sécurité et RGPD, accessibilité, déploiement et support, conditions contractuelles et prix.
Chaque critère porte la question à poser et la preuve à exiger. Les scores par famille et le classement se calculent seuls ; un critère obligatoire noté 0 élimine l’offre. Si vous achetez par l’UGAP, l’UGAP a déjà mis en concurrence les éditeurs de son catalogue : la grille sert à comparer les solutions de ce catalogue entre elles.
Questions fréquentes
Ce qu’on nous demande
Vos volumes et sources de candidatures, votre parcours de la candidature au contrat, vos utilisateurs, les indicateurs attendus et vos contraintes (logiciel de gestion, achat, RGPD, budget). Pour chaque besoin, une question à poser à l’éditeur et la preuve à exiger en démonstration.
Une dizaine. Au-delà, plus aucune offre ne se distingue et les réponses deviennent des « oui » sans nuance. Les autres critères se pondèrent selon vos priorités.
Oui. L’UGAP a déjà mis en concurrence les éditeurs de son catalogue ; votre travail consiste à comparer les solutions de ce catalogue entre elles, ce que fait la grille. Les modalités de commande sont à confirmer avec votre service achats.
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