Guide et outil à télécharger
Script d’appel, grille d’offre et fiche de suivi pour les relations entreprises
Un appel à une entreprise réussit quand il rapporte une information vraie et se termine sur une prochaine étape datée. Ce kit gratuit donne au chargé de relations entreprises d’un CFA ou d’une école le script pour appeler, la grille pour trier les offres reçues et la fiche pour ne perdre aucune relance.
Pages floutées : la version complète arrive par e-mail.
Recevoir le kit relation entreprise
- Un script d’appel Word : prospection et relance, questions de découverte, huit objections avec leurs réponses, ce qu’on note après l’appel.
- Une grille Excel de qualification d’offre : treize critères, statut calculé (à diffuser, à compléter, à refuser), contrôle de la rémunération sans barème figé.
- Une fiche Excel de suivi du portefeuille : une ligne par établissement, relances en retard signalées, synthèse en formules par chargé.
- Un guide PDF de cinq pages : la semaine type d’un chargé de relations entreprises, outil par outil, avec les sources officielles.
Ce qu’un appel à une entreprise doit rapporter
Deux choses, et seulement deux : une information vraie (le besoin, le calendrier, la personne qui décide) et une prochaine étape datée. Un appel qui obtient un « pas cette année, rappelez-moi en mars » est un bon appel, à condition que mars soit noté au jour près.
Le script se lit avant l’appel, pas pendant. Il en faut deux, parce que les deux appels n’ont pas le même but. La prospection d’une entreprise jamais appelée cherche la personne qui recrute et fait parler son besoin. La relance d’une entreprise qui a déjà accueilli un apprenti commence par le bilan de cet apprenti, avant de demander quoi que ce soit.
Les questions qui font avancer un appel de prospection
Avez-vous déjà accueilli un apprenti, et comment cela s’est-il passé ? Sur quels postes avez-vous du mal à recruter ? Que ferait un apprenti de ses journées ? Qui l’encadrerait ? Le rythme de l’alternance est-il compatible avec votre activité ? Qui décide de l’embauche ?
La question qui fait gagner le plus de temps vient en dernier : « Qu’est-ce qui vous ferait dire non ? ». L’objection sort pendant que vous êtes encore en ligne, au lieu d’arriver par un silence trois semaines plus tard.
Répondre aux objections sans pression, et avec la source
Une objection est une information. On la reformule, on répond en une ou deux phrases, puis on propose une date de rappel si la réponse ne convient pas. Deux objections touchent au droit et demandent de la rigueur : l’absence de maître d’apprentissage et le coût.
Pour la première, la fiche officielle du contrat d’apprentissage sur service-public.gouv.fr (nouvelle fenêtre) fixe les conditions du maître d’apprentissage. Pour la seconde, la rémunération minimale dépend de l’âge de l’apprenti et de l’année de contrat, et les aides à l’embauche dépendent de la taille de l’entreprise, de la date de signature et du niveau du diplôme. Aucun montant ne se donne au téléphone sans avoir relu la page officielle le jour même.
Qualifier une offre avant de la diffuser
Une offre diffusée trop vite produit des entretiens inutiles, un contrat bloqué au moment du dépôt, ou une rupture dans les premières semaines. Avant diffusion, on vérifie la formation et le rythme, les missions au regard du référentiel, le maître d’apprentissage, la date de démarrage, la rémunération, le trajet réel des candidats, la situation publique de l’entreprise et l’historique avec l’établissement.
La grille du kit attribue à chaque offre un statut calculé : à diffuser, à compléter ou à refuser. Elle ne contient aucun barème de rémunération recopié, qui deviendrait faux au premier changement : on y saisit le pourcentage lu sur la fiche officielle, et elle calcule le minimum.
Tenir le portefeuille d’une semaine sur l’autre
La fiche de suivi tient en une règle : aucune entreprise active sans prochaine action datée. Le lundi, la colonne « Relance » donne la liste d’appels : relances en retard et relances de la semaine. Le vendredi, l’onglet de synthèse donne quatre chiffres à lire : relances en retard, entreprises sans suite prévue, contrats rapportés aux candidats présentés, ruptures rapportées aux contrats.
Questions fréquentes
Ce qu’on nous demande
Votre nom, votre établissement, votre ville, puis une question : qui s’occupe des recrutements ? Avec la bonne personne, une phrase sur la raison de l’appel et une demande de deux minutes, avec la proposition de rappeler à un meilleur moment.
Avec un tableau d’une ligne par établissement, qui porte la date et le contenu du dernier échange et, surtout, la prochaine action avec sa date. La fiche de suivi du kit signale seule les relances en retard et calcule la synthèse par chargé.
Oui. Une offre sans maître d’apprentissage identifié, avec une rémunération sous le minimum ou un rythme non accepté bloque au moment du contrat, quand le candidat a déjà dit oui. La grille du kit vérifie ces points en une dizaine de minutes par offre.
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