Aller au contenu
Pyramide, logiciel CRM ATS pour CFA
Réserver une démo

Guide et outil à télécharger

Modèles de relances candidats et entreprises pour CFA

Une bonne relance de CFA nomme la pièce ou la décision attendue, donne un lien pour agir et s’arrête dès que la situation change. Voici trois modèles en clair et la méthode ; le kit contient les quinze, du dossier incomplet à la signature du contrat.

Page 1 des modèles de relancesPage 2 des modèles de relances, floutée : le contenu est dans la version complètePage 3 des modèles de relancesPage 4 des modèles de relances, floutée : le contenu est dans la version complètePage 5 des modèles de relances, floutée : le contenu est dans la version complètePage 6 des modèles de relances, floutée : le contenu est dans la version complètePage 7 des modèles de relances, floutée : le contenu est dans la version complètePage 8 des modèles de relances, floutée : le contenu est dans la version complète

Pages floutées : la version complète arrive par e-mail.

Recevoir les 15 modèles

  • Le guide PDF de 8 pages : les 15 modèles, le parcours en six moments et quatre règles d’envoi.
  • Le fichier Word des 15 modèles, un bloc par modèle, prêt à copier.
  • Le fichier Excel : une ligne par modèle, filtres, et compte des caractères SMS recalculé à chaque modification.
  • Pour chaque SMS, la longueur tel quel et une fois rempli, sous la limite de 160 caractères.

Le document arrive par e-mail, avec un lien valable 7 jours. Les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires.

Ce qui fait répondre un candidat ou une entreprise

Une relance obtient une réponse quand elle demande une seule chose, précise, et rend la réponse plus facile que le silence. « Il manque votre pièce d’identité, déposez-la ici » fonctionne mieux que « votre dossier est incomplet ». Côté entreprise, proposer trois issues (je le reçois, ce profil ne convient pas, le poste n’est plus ouvert) permet de répondre en un mot.

Le ton compte autant : vouvoiement, phrases courtes, aucun reproche. Un candidat qui ne répond pas a souvent une pièce difficile à obtenir ou un projet qui a changé. Le message doit lui permettre de le dire, et lui offrir une sortie propre.

Mail ou SMS : choisir selon le destinataire

Le mail porte ce qui a besoin d’une liste ou d’un contexte : plusieurs pièces, une décision après entretien, des informations pour le contrat. Le SMS porte un rappel court, une seule action, un lien. Il est lu plus vite par un jeune candidat qui consulte peu sa boîte mail.

Un SMS tient en 160 caractères si chaque caractère est « simple ». Les lettres ê, â, î, ô, û, ç et l’apostrophe courbe font basculer le message dans un codage limité à 70 caractères : le même texte part alors en deux ou trois SMS. Les six modèles SMS du kit sont écrits sans ces caractères, et leur longueur est vérifiée une fois remplis.

Quinze situations, du dossier à la signature

Le kit couvre six moments du parcours : le dossier incomplet (première relance, SMS, pièce refusée), l’entretien (créneau non réservé, absence, dernier message avant clôture), le candidat sans entreprise à 60 jours, 30 jours et la veille de la rentrée, la mise en relation (côté candidat et côté entreprise), l’offre qui ne se pourvoit pas, et le contrat (informations employeur, rappel de signature).

Chaque modèle précise le moment d’envoi, le canal, le destinataire, l’objet et les variables entre crochets à remplacer. Il complète le guide « 5 modèles d’e-mails professionnels pour votre CFA », qui couvre les premiers messages : accusé de réception, demande de pièces, confirmation de rendez-vous.

Les règles à respecter avant d’envoyer

Un SMS qui propose un service à une entreprise relève de la prospection : il doit identifier l’expéditeur et permettre de s’opposer simplement et gratuitement à chaque envoi, d’où la mention STOP (CNIL, la prospection commerciale par SMS (nouvelle fenêtre)). Les messages qui servent un dossier en cours, pièces, entretien ou contrat, répondent à une démarche que la personne a engagée.

Fixez enfin un nombre maximum de relances par situation. Au-delà de deux messages écrits sans réponse, l’appel règle ce qu’un troisième message ne réglera pas. Et vérifiez qu’aucune relance ne part après que la pièce est arrivée ou que l’entreprise a répondu.

En clair

Trois modèles, prêts à copier

Pièces manquantes, première relance

Mail · 3 jours après la demande de pièces, si rien n’est arrivé

Objet : [Formation] : il reste [Nombre] pièce(s) à déposer

Bonjour [Prénom], Votre dossier pour la formation [Formation] est presque complet. Il reste à déposer : • [Pièce 1] • [Pièce 2] Vous pouvez les ajouter depuis votre espace : [Lien]. Une photo nette prise au téléphone suffit. Si l’une de ces pièces est difficile à obtenir, dites-le-nous. Nous chercherons une solution avec vous. Bien cordialement, [Signature]

Pièces manquantes, relance par SMS

SMS · 4 jours après la relance par mail, si la pièce manque toujours

[CFA] : Bonjour [Prénom], il manque [Pièce] à votre dossier. Déposez-la ici : [Lien]. Une photo lisible suffit.

Relance de l’entreprise après l’entretien

Mail · 3 jours ouvrés après l’entretien avec le candidat

Objet : Votre entretien avec [Candidat] : où en êtes-vous ?

Bonjour [Madame ou Monsieur Nom], Vous avez reçu [Candidat] le [Date] pour le poste de [Poste] en alternance. Pour l’accompagner au mieux, j’ai besoin de connaître votre décision : • vous souhaitez l’embaucher : je vous envoie les éléments pour préparer le contrat ; • vous hésitez : dites-moi sur quel point, je peux organiser un second échange ; • vous ne le retenez pas : une phrase sur la raison m’aide à vous proposer un profil plus proche. Je reste disponible au [Téléphone]. Bien cordialement, [Signature]

Questions fréquentes

Ce qu’on nous demande

  • Un point de départ : un mail trois jours après la demande, puis un SMS quatre jours plus tard si la pièce manque toujours. Au-delà, un appel. Ajustez ces délais à votre calendrier de commission.

  • La mention d’opposition est exigée pour la prospection. Un SMS qui relance un dossier que le candidat a lui-même déposé sert sa démarche. Un SMS qui propose vos services à une entreprise est de la prospection et doit la porter (source : CNIL).

  • Trois jours ouvrés après l’entretien, un mail qui propose trois réponses : embauche, hésitation, refus avec une raison. L’entreprise répond d’une ligne, et un refus motivé vous aide à mieux cibler le profil suivant.

Voir ce que Pyramide fait à la place

45 minutes en visio, sur vos formations et vos entreprises. À partir de 350 € HT par mois.

Réserver une démo